发票管理在企业财务管理中占据着举足轻重的地位，高效的发票管理不仅能够确保企业财务信息的准确性，还能有效降低税务风险，助力企业合规运营。接下来，我们将全面且深入地公开发票管理的实用攻略，让每一位财务工作者都能从中受益。
一、发票开具技巧
- 准确填写发票信息 发票上的每一项信息都至关重要，必须准确无误地填写。以增值税专用发票为例，购买方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息必须与税务登记信息完全一致。销售方同样要完整填写自身信息。比如，某企业在开具发票时，误将购买方纳税人识别号中的一个数字写错，导致购买方无法正常认证抵扣，最终双方都需要花费大量时间和精力来处理这一问题，不仅耽误了业务流程，还可能影响双方的合作关系。 在填写货物或应税劳务、服务名称时，要按照税收分类编码对应的名称填写。企业可以通过开票软件中的税收分类编码查找功能，快速准确地找到对应的编码及名称。例如，销售计算机，应在开票软件中查找“计算机”对应的税收分类编码，确保名称填写规范。这不仅有助于税务机关进行税收征管，也能避免因名称填写不规范而引发的税务风险。
- 合理选择开票时间 从税务角度来看，开票时间直接影响企业的纳税义务发生时间。一般情况下，企业应在发生应税销售行为并收讫销售款项或者取得索取销售款项凭据的当天开具发票；先开具发票的，为开具发票的当天。对于采用赊销和分期收款方式销售货物的企业，可以根据合同约定的收款日期来确定开票时间，这样既能合理安排资金流，又能准确确认纳税义务。例如，企业与客户签订了一份分期收款销售合同，约定分三次收款，每次收款间隔一个月，那么企业就可以在每次合同约定的收款日期开具发票，避免提前纳税造成资金压力。
- 发票开具的特殊情况处理 （1）红字发票开具：当企业发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让时，需要开具红字发票。以增值税专用发票为例，购买方取得专用发票已用于申报抵扣的，购买方可在增值税发票管理新系统中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》，在填开《信息表》时不填写相对应的蓝字专用发票信息，应暂依《信息表》所列增值税税额从当期进项税额中转出，待取得销售方开具的红字专用发票后，与《信息表》一并作为记账凭证。销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票，在新系统中以销项负数开具。例如，某企业销售一批货物给客户，客户验收时发现部分货物质量不符合要求，要求退货。此时，企业就需要按照规定流程开具红字发票，冲减销售收入和销项税额。 （2）差额征税发票开具：对于一些特定的业务，如旅游服务、劳务派遣服务等，适用差额征税政策。在开具发票时，要按照规定的方法进行开具。以劳务派遣服务为例，一般纳税人提供劳务派遣服务，可以选择差额纳税，以取得的全部价款和价外费用，扣除代用工单位支付给劳务派遣员工的工资、福利和为其办理社会保险及住房公积金后的余额为销售额，按照简易计税方法依5%的征收率计算缴纳增值税。在开票时，通过开票软件的差额开票功能，录入含税销售额和扣除额，系统自动计算税额和不含税金额，备注栏自动打印“差额征税”字样。这种开票方式既保证了企业按照差额计算缴纳增值税，又能让购买方准确获取相关信息。
二、发票取得技巧
- 审核发票的真实性和合法性 企业取得发票时，首先要确保发票的真实性。可以通过发票查验平台进行查验，目前，国家税务总局全国增值税发票查验平台（https://inv-veri.chinatax.gov.cn/ ）为纳税人提供了便捷的发票查验服务，可查验使用增值税发票管理系统开具的发票，包括增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等。企业财务人员应养成及时查验发票的习惯，避免收到假发票带来的损失。 同时，要审核发票的合法性，查看发票是否按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，是否加盖发票专用章等。例如，发票专用章加盖不清晰或者加盖的是财务专用章，都属于不合法的发票，企业有权拒收。此外，还要关注发票的内容是否与实际业务相符，杜绝“虚开发票”的情况。如果企业取得的发票与实际业务不符，不仅不能在企业所得税前扣除，还可能面临严重的税务处罚。
- 及时取得发票 在企业的日常经营活动中，及时取得发票对于准确核算成本费用、保证财务数据的及时性和准确性至关重要。对于采购业务，企业应在合同中明确发票的开具时间和交付时间，要求供应商在规定时间内提供发票。例如，在工程建设项目中，建设方与施工方签订合同时，应约定施工方在工程进度达到一定节点后，及时开具发票，以便建设方及时确认成本。对于一些费用报销业务，员工也应在业务发生后尽快取得发票并提交报销，财务部门要定期清理未取得发票的业务，督促相关人员及时处理。
- 特殊发票的取得 （1）农产品收购发票：从事农产品收购业务的企业，在向农业生产者个人收购其自产农产品时，需要自行开具农产品收购发票。企业在开具时，要严格按照规定填写收购对象的姓名、地址、身份证号码等信息，以及收购农产品的名称、数量、单价、金额等内容。同时，要留存好相关的收购凭证，如过磅单、检验单等，以备税务机关检查。农产品收购发票可以按照票面金额的一定比例计算抵扣进项税额，对于农产品加工企业来说，合理取得和使用农产品收购发票，能够有效降低企业的税负。 （2）海关进口增值税专用缴款书：企业进口货物时，会取得海关进口增值税专用缴款书。海关进口增值税专用缴款书实行“先比对后抵扣”管理办法，企业应在取得海关进口增值税专用缴款书后，及时通过增值税发票综合服务平台进行用途确认。在比对相符后，方可抵扣进项税额。企业要注意在规定的期限内进行操作，避免因逾期导致无法抵扣。例如，某企业进口一批原材料，取得海关进口增值税专用缴款书后，由于财务人员疏忽，未及时进行用途确认，导致超过规定期限无法抵扣进项税额，增加了企业的成本。
三、发票认证技巧
- 认证方式选择 目前，增值税专用发票等扣税凭证的认证方式主要有两种：一种是通过增值税发票综合服务平台进行勾选认证，另一种是通过扫描认证。对于纳税信用等级为A、B、C级的增值税一般纳税人，可以通过增值税发票综合服务平台，查询、选择用于申报抵扣、出口退税或者代办退税的增值税发票信息，这种方式操作简便、效率高。而对于纳税信用等级为D级的纳税人以及一些特殊行业的纳税人，可能仍需要通过扫描认证的方式进行发票认证。企业应根据自身实际情况，选择合适的认证方式。例如，大型企业发票数量较多，选择勾选认证方式可以大大提高工作效率，减少人工操作失误；而一些小型企业发票数量相对较少，且财务人员对新系统操作不太熟悉，扫描认证可能更适合他们。
- 认证期限把握 增值税一般纳税人取得2017年1月1日及以后开具的增值税专用发票、海关进口增值税专用缴款书、机动车销售统一发票、收费公路通行费增值税电子普通发票，取消认证确认、稽核比对、申报抵扣的期限。也就是说，企业取得上述发票后，可在任意时间进行认证抵扣。但对于2016年12月31日及以前开具的增值税扣税凭证，仍需按照原规定的认证期限进行认证。企业财务人员要准确把握发票的认证期限，避免因逾期未认证而无法抵扣进项税额。例如，某企业财务人员在整理2016年12月取得的增值税专用发票时，由于工作疏忽，未在规定的180天认证期限内进行认证，导致该发票无法抵扣，给企业带来了经济损失。
- 认证异常处理 在发票认证过程中，可能会出现一些异常情况，如发票无法勾选、认证结果不符等。当遇到发票无法勾选的情况时，首先要检查发票是否已经超过认证期限，或者发票是否存在被作废、红冲等情况。如果是发票信息有误，需要及时与销售方联系，核实情况并要求销售方重新开具正确的发票。对于认证结果不符的发票，要仔细核对发票上的信息与企业实际业务是否相符，如票面税额计算是否正确、发票开具内容是否规范等。如果无法确定原因，应及时向税务机关咨询，避免因认证异常影响企业的正常抵扣。例如，某企业在勾选认证一张增值税专用发票时，系统提示认证结果不符，财务人员经过仔细核对，发现是销售方在开具发票时将税率开错，及时与销售方沟通后，销售方重新开具了正确的发票，企业得以顺利认证抵扣。
四、发票保管技巧
- 发票存放要求 企业应设置专门的场所存放发票，确保存放场所安全、干燥、通风良好，避免发票受潮、发霉、虫蛀等。对于空白发票，要按照税务机关的要求进行存放，一般应存放在保险柜中，妥善保管发票的纸质版和电子版信息。同时，要建立发票存放台账，详细记录发票的种类、数量、起止号码、购入时间、领用时间、领用人等信息，便于对发票进行管理和盘点。例如，某企业由于发票存放场所潮湿，导致部分空白发票受潮损坏，不仅浪费了发票资源，还需要向税务机关申请重新领购，增加了企业的管理成本。
- 已开具发票的保管 已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。在保存期间，企业要保证发票的完整性，不得擅自损毁。已开具的发票是企业经济业务的重要凭证，在税务检查、审计等工作中具有重要作用。例如，税务机关在对某企业进行税务检查时，发现该企业部分已开具发票存根联缺失，企业无法提供相关业务的有效证明，最终被税务机关认定为存在税务问题，受到了相应的处罚。
- 电子发票的保管 随着电子发票的广泛应用，电子发票的保管也成为企业发票管理的重要内容。企业取得电子发票后，应及时进行下载、存储，防止电子发票数据丢失。可以采用多种方式进行存储，如使用企业内部的存储设备、云存储等，但要确保存储的安全性和可靠性。同时，为了满足税务机关的监管要求，企业应将电子发票的纸质打印件与电子发票的电子数据一并保存。例如，某企业在收到电子发票后，仅将纸质打印件进行了归档，而未保存电子发票的电子数据，当税务机关要求提供电子发票的原始数据时，企业无法提供，给企业带来了不必要的麻烦。
综上所述，发票管理涉及企业财务工作的方方面面，每一个环节都不容忽视。财务人员只有熟练掌握发票管理的实用技巧，不断提升发票管理水平，才能更好地为企业的财务管理工作保驾护航，降低企业的税务风险，促进企业的健康发展。在实际工作中，财务人员要密切关注税收政策的变化，及时调整发票管理策略，确保发票管理工作始终符合法律法规的要求。