一、引言
发票作为企业经济业务的重要原始凭证，对于财务账目的准确性和合规性起着关键作用。做好发票管理，不仅能够清晰地反映企业的经营活动，还能有效防范税务风险，为企业的稳定发展奠定基础。接下来，我们将从发票的开具、审核、保管等多个环节详细探讨发票管理攻略，帮助财务人员更好地做好财务账目。
二、发票开具管理
- 准确填写发票信息 发票上的每一项信息都至关重要，填写时必须确保准确无误。以增值税专用发票为例，购买方信息应包括名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。销售方信息同样要完整填写。货物或应税劳务、服务名称需按照税收分类编码规范填写，规格型号、单位、数量、单价等也要如实填写。例如，某企业在开具发票时，误将购买方的纳税人识别号填错，导致购买方无法正常抵扣进项税额，不仅给对方企业带来麻烦，也可能引发税务机关的关注与审查。
- 严格遵循发票开具时间规定 企业应按照增值税纳税义务的发生时间开具发票。对于采取直接收款方式销售货物，不论货物是否发出，均为收到销售款或者取得索取销售款凭据的当天开具发票；采取托收承付和委托银行收款方式销售货物，为发出货物并办妥托收手续的当天开具发票等。如果未按照规定时间开具发票，可能会被税务机关认定为延迟纳税，面临罚款等风险。
- 规范发票开具流程 建立完善的发票开具流程，从申请、审核到开具、交付，每个环节都要有明确的职责和操作规范。首先，业务部门需提交发票开具申请，注明开票信息、金额、业务内容等。财务部门收到申请后，要对相关信息进行严格审核，确认无误后再通过税控系统开具发票。开具完成后，要及时将发票交付给客户，并做好记录。例如，某企业由于发票开具流程不规范，业务部门随意开具发票，导致发票信息混乱，财务账目难以梳理。
三、发票审核管理
- 票面基本信息审核 收到发票后，首先要对票面的基本信息进行审核。检查发票的名称、发票代码和号码、联次及用途、购货单位信息、销货单位信息、开票日期、金额、税率、税额等是否填写齐全、准确。发票上的印章是否为发票专用章，且加盖是否清晰、合规。例如，发现发票上的金额大小写不一致，或者发票专用章模糊不清，这样的发票都不符合要求，应及时退回重开。
- 发票真实性审核 随着发票造假手段的不断翻新，发票真实性审核尤为重要。可以通过税务机关的发票查验平台，输入发票代码、号码、开票日期、金额等信息进行查验。对于取得的增值税电子普通发票，还可以通过全国增值税发票查验平台下载OFD阅读器，对电子发票监制章和发票专用章进行验证。此外，也可以观察发票的纸张质地、油墨颜色等物理特征，判断发票真伪。比如，某些假发票纸张粗糙，油墨颜色暗淡，与真发票有明显区别。
- 发票业务真实性审核 除了票面信息和发票本身的真实性审核，还要对发票所反映的业务真实性进行审核。查看发票内容与实际业务是否相符，是否存在虚开发票的情况。这就需要财务人员结合合同、出入库单、运输单据等相关资料进行综合判断。例如，企业取得一张办公用品发票，但并没有相应的办公用品采购合同，也没有入库记录，这种情况下就需要进一步核实发票业务的真实性。
四、发票保管管理
- 建立专门的发票保管制度 企业应建立健全发票保管制度，明确发票保管的责任部门和责任人。设立专门的发票存放场所，配备必要的防盗、防火、防潮、防虫蛀、防鼠咬等设施。对发票的购入、领用、开具、作废、结存等情况进行详细记录，做到账票相符。例如，某企业由于发票保管制度不完善，发票随意堆放，导致部分发票丢失，给企业带来了不必要的损失。
- 电子发票的保管 随着电子发票的广泛应用，电子发票的保管也成为重要问题。企业应按照规定，对电子发票进行妥善存储。可以采用本地存储和云端存储相结合的方式，定期进行数据备份，防止数据丢失。同时，要确保电子发票的存储格式符合规定，便于查询和打印。例如，一些企业将电子发票以普通图片格式存储，未按照规定保存为OFD格式，可能导致在后续查验或打印时出现问题。
- 发票存根联及相关资料的保管期限 根据相关规定，已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。对于与发票相关的合同、凭证等资料，也应按照会计档案管理的要求进行保管。在保管期限内，要保证资料的完整性，以备税务机关检查等需要。例如，企业在5年保存期内擅自销毁发票存根联，可能会面临税务机关的处罚。
五、发票风险管理
- 税务风险识别 发票管理不当可能引发多种税务风险。如虚开发票可能导致企业面临补缴税款、加收滞纳金、罚款，甚至相关责任人可能面临刑事处罚；发票逾期认证、抵扣，会使企业无法正常抵扣进项税额，增加企业税负。财务人员要熟悉相关税收政策，及时识别发票管理中的税务风险点。例如，了解增值税专用发票的认证期限变化，避免因政策掌握不及时导致逾期认证风险。
- 风险应对措施 针对识别出的发票税务风险，企业应制定相应的应对措施。加强内部培训，提高财务人员和业务人员的发票管理意识和税务风险防范意识。建立发票风险预警机制，对发票开具、取得、认证等关键环节进行监控，及时发现异常情况并采取措施。例如，通过设置发票认证期限预警，提醒财务人员及时处理即将到期的发票。
六、结语
发票管理是财务工作中一项细致且重要的任务，做好发票管理对于准确做好财务账目意义重大。从发票的开具、审核、保管到风险防控，每个环节都不容忽视。财务人员应不断提升自身的专业素养，严格按照相关规定和流程进行发票管理，为企业的财务管理工作提供坚实保障，助力企业健康稳定发展。