一、引言
在企业的财务管理中，发票管理是一项基础性且至关重要的工作。发票不仅是企业进行经济业务活动的重要凭证，也是税务机关进行税收征管的重要依据。然而，发票管理工作涉及众多环节，如发票的申领、开具、认证、抵扣、保管等，每个环节都可能出现各种难题。对于财务人员而言，掌握一套有效的发票管理攻略，能够轻松搞定发票难题，确保企业财务工作的顺利进行。
二、发票的开具
- 开具要求 发票开具必须符合相关法律法规的规定。首先，发票的内容要真实、准确、完整。包括购买方和销售方的信息，如名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等，必须填写正确无误。商品或服务的名称、规格、数量、单价、金额等也要如实填写。例如，某企业销售一批电子产品，在开具发票时，应详细填写电子产品的具体型号、数量以及对应的单价和总金额。
其次，发票的开具要遵循一定的格式规范。发票的打印要清晰，不得压线、错格。发票上的发票专用章要加盖清晰、位置正确，一般应加盖在发票联和抵扣联上。
- 特殊情况的开具 （1）折扣销售 当企业进行折扣销售时，发票的开具需符合特定要求。如果销售额和折扣额在同一张发票上分别注明的，可按折扣后的销售额征收增值税；如果将折扣额另开发票，不论其在财务上如何处理，均不得从销售额中减除折扣额。例如，企业销售商品原价10000元，给予10%的折扣，即折扣额为1000元。若在同一张发票上分别注明销售额10000元与折扣额1000元，则按照9000元计算增值税；若另开发票注明折扣额1000元，则需按照10000元计算增值税。
（2）销售退回 发生销售退回时，企业应根据不同情况开具发票。如果购买方未用于申报抵扣、发票联及抵扣联退回的，销售方填开《开具红字增值税专用发票信息表》后开具红字专用发票；如果购买方已用于申报抵扣，或者未用于申报抵扣、但发票联或抵扣联无法退回的，购买方填开《开具红字增值税专用发票信息表》，销售方根据信息表开具红字专用发票。例如，企业销售一批货物给客户，客户发现部分货物存在质量问题要求退货。若客户未将发票用于申报抵扣且将发票联和抵扣联退回，销售方即可按上述流程开具红字发票；若客户已抵扣，则需客户先填开信息表，销售方再据此开具红字发票。
三、发票的认证
- 认证方式 目前，发票认证主要有两种方式，即网上认证和大厅认证。网上认证是借助增值税发票选择确认平台，财务人员只需登录平台，按照系统提示操作，即可完成发票的勾选认证。这种方式便捷高效，大大节省了时间和人力成本。例如，某企业财务人员每月通过网上认证平台，可在几分钟内完成当月所有可抵扣发票的认证工作。
大厅认证则需要财务人员携带需要认证的发票抵扣联，前往当地税务机关办税服务厅，由税务工作人员进行认证。虽然这种方式相对传统，但对于一些无法通过网上认证的特殊情况，如发票票面信息不清晰等，大厅认证仍具有重要作用。
- 认证期限 增值税一般纳税人取得2017年1月1日及以后开具的增值税专用发票、海关进口增值税专用缴款书、机动车销售统一发票、收费公路通行费增值税电子普通发票，取消认证确认、稽核比对、申报抵扣的期限。也就是说，这些发票不再受360日认证期限的限制。然而，企业仍应及时进行发票认证，以确保进项税额能够及时抵扣，避免因认证不及时而造成企业资金占用增加等问题。
四、发票的保管
- 纸质发票的保管 纸质发票的保管是发票管理工作的重要环节。企业应建立专门的发票存放场所，确保发票存放环境安全、干燥、通风，防止发票受潮、霉变或被虫蛀。同时，要对发票进行分类存放，按照发票种类、开票时间等进行有序排列，便于查找和管理。例如，企业可将增值税专用发票、普通发票分别存放，并按照月份或年份进行归档。
发票的保管期限也有明确规定。根据相关法规，已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。企业在保管期满准备销毁发票时，需填写发票销毁申请，经税务机关审核批准后，在税务机关的监督下进行销毁。
- 电子发票的保管 随着电子发票的广泛应用，电子发票的保管也变得愈发重要。企业应建立电子发票存储系统，确保电子发票数据的安全、完整。电子发票的存储格式应符合相关标准，一般应保存为PDF等通用格式。同时，要对电子发票进行定期备份，防止数据丢失。例如，企业可每周对电子发票数据进行一次备份，并将备份数据存储在不同的存储介质上，如硬盘、光盘等。
五、发票管理中的风险及应对
虚开发票风险 虚开发票是发票管理中最严重的风险之一。虚开发票不仅会给企业带来严重的税务处罚，还可能导致企业负责人承担刑事责任。企业要加强对业务真实性的审核，确保每一笔经济业务都真实发生。例如，在签订销售合同或采购合同时，要严格审查合同的条款，核实交易双方的真实身份和交易内容。同时，要建立健全发票管理制度，加强对发票开具、取得等环节的内部控制。财务人员在审核发票时，要仔细核对发票内容与业务实际是否相符，如发现异常发票，应及时进行调查核实。
发票丢失风险 发票丢失可能会给企业带来一系列麻烦，如影响进项税额抵扣、导致税务机关处罚等。企业应加强对发票的日常管理，提高财务人员和业务人员的发票保管意识。如果发生发票丢失情况，要及时按照规定进行处理。对于丢失增值税专用发票，需根据不同情况进行处理。若同时丢失发票联和抵扣联，购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》或《丢失货物运输业增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证；若仅丢失抵扣联，可凭相应发票的发票联复印件，作为增值税进项税额的抵扣凭证或退税凭证；若仅丢失发票联，可将相应发票的抵扣联复印件作为记账凭证。
六、发票管理流程优化
建立信息化管理系统 引入发票管理信息化系统能够大大提高发票管理的效率和准确性。通过信息化系统，企业可以实现发票的开具、认证、保管等环节的自动化管理。例如，在发票开具环节，系统可以根据预设的业务规则自动生成发票内容，减少人工录入错误；在认证环节，系统可以自动与税务机关的认证平台进行数据交互，实时反馈认证结果；在保管环节，系统可以对发票数据进行集中存储和管理，方便查询和统计。
加强人员培训 发票管理工作的质量与财务人员的专业素质密切相关。企业应定期组织财务人员参加发票管理相关的培训，及时更新他们的知识体系，使其熟悉最新的发票政策法规和管理要求。培训内容可以包括发票开具的新规定、发票认证的操作技巧、发票风险防范等方面。同时，要加强对业务人员的发票知识培训，使其了解发票在经济业务中的重要性，掌握正确的发票取得和传递方法，从源头上减少发票管理问题的发生。
七、结论
发票管理是企业财务管理的重要组成部分，涉及众多环节和复杂的规定。通过掌握发票的开具、认证、保管等方面的攻略，有效应对发票管理中的风险，并不断优化发票管理流程，财务人员能够轻松搞定发票难题，为企业的健康发展提供有力保障。在实际工作中，财务人员要不断学习和积累经验，密切关注发票政策法规的变化，确保发票管理工作的合规性和高效性。