发票作为企业经济活动中的重要原始凭证，其管理的规范与否直接关系到企业财务的健康与稳定。发票管理涵盖多个环节，从发票的开具、取得，到保管等，每个环节都可能隐藏着风险。对这些风险缺乏了解和有效防控，极有可能给企业带来严重的财务危机。以下将详细探讨发票管理各环节存在的风险以及应对之策。
发票开具环节的风险
虚开发票风险 虚开发票是发票管理中最为严重的违法违规行为之一。企业可能出于各种目的，如为他人虚开以获取不正当利益，或让他人为自己虚开以虚增成本、减少应纳税额。例如，一些企业通过虚构交易，开具与实际业务不符的发票。这种行为一旦被税务机关查处，不仅企业要面临高额罚款，相关责任人还可能承担刑事责任。 从财务角度看，虚开发票导致企业财务数据失真，成本费用虚增或销售收入虚增，误导企业管理层的决策，长此以往，企业的财务状况将陷入混乱。
开具不规范风险 发票开具不规范也是常见风险。比如发票信息填写不完整，购买方的名称、纳税人识别号、地址电话等关键信息遗漏或错误；发票内容与实际业务不符，像将招待费开具成会议费，试图改变费用性质；发票的备注栏未按规定填写，如建筑服务发票未注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称等。 不规范的发票在企业进行账务处理时，可能无法作为合法有效的凭证，导致相关成本费用不能在企业所得税前扣除，进而增加企业税负。同时，也可能引起税务机关的关注，带来税务检查风险。
发票取得环节的风险
取得虚假发票风险 企业在日常经营活动中，可能由于供应商的不诚信或自身审核把关不严，取得虚假发票。一些不法供应商为了偷逃税款，通过非法途径获取虚假发票提供给购货方。企业若未能察觉，将虚假发票入账，一方面，会影响企业财务信息的真实性，使成本核算出现偏差；另一方面，一旦被发现，企业不仅要补缴税款、滞纳金，还可能面临罚款。 例如，某企业从个体供应商处采购货物，供应商为节省成本，通过非正规渠道购买虚假发票提供给该企业。企业财务人员在审核发票时，仅关注了发票的表面形式，未通过官方渠道进行真伪查验，导致虚假发票入账，在税务检查中被发现，给企业带来重大损失。
取得不合规发票风险 除了虚假发票，不合规发票也是企业需要警惕的。不合规发票包括发票开具不规范但不属于虚开的情况，如发票盖章不清晰、发票开具内容模糊等。企业取得这类发票，同样不能作为合法有效的凭证进行账务处理。 例如，企业取得一张发票，发票上的发票专用章模糊不清，按照规定，这种发票不符合要求，企业应及时要求供应商重新开具。若企业未及时处理，在税务检查时，相关费用可能无法在税前扣除，增加企业税务成本。
发票保管环节的风险
发票丢失风险 发票在保管过程中可能因各种原因丢失，如人为疏忽、自然灾害、被盗等。发票丢失不仅会给企业带来一定的经济损失，还可能引发税务风险。 如果是已开具的发票丢失，按照规定，企业需要向税务机关报备，并登报声明作废。同时，可能需要取得相应证明材料，如销售方提供的记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》等，才能作为合法的记账凭证。若处理不当，可能影响企业的正常业务开展和财务核算。
发票保管不善导致损坏风险 发票保管环境不佳，如潮湿、高温等，可能导致发票损坏、字迹模糊等情况。这种损坏的发票可能无法作为有效凭证，影响企业的账务处理和税务申报。例如，企业将发票存放在仓库角落，未做好防潮措施，一场暴雨后，部分发票受潮，发票上的字迹无法辨认，使得这些发票失去了作为原始凭证的价值，给企业财务工作带来困扰。
发票管理风险的防控措施
建立健全发票管理制度 企业应制定完善的发票管理制度，明确发票开具、取得、保管等各环节的操作流程和责任人员。例如，在发票开具环节，规定开票人员必须严格按照实际业务内容准确开具发票，开具前需核对购买方信息的准确性；在发票取得环节，要求采购人员在取得发票时，对发票的真伪、合规性进行初步审核，并及时传递给财务部门。同时，建立发票管理台账，详细记录发票的领购、开具、取得、使用、作废等情况，便于企业对发票进行全程跟踪管理。
加强发票审核 财务人员在收到发票时，要进行严格审核。对于发票的真伪，可以通过税务机关的官方网站、手机APP等渠道进行查验；对于发票的合规性，要仔细核对发票信息是否完整、准确，发票内容与实际业务是否相符，发票盖章是否清晰规范等。对于不符合要求的发票，应及时退回给相关人员，要求其重新取得合规发票。 例如，财务人员在审核一张发票时，发现发票上的货物名称与合同约定不一致，且未附相关的补充说明，此时应要求采购人员与供应商沟通，重新开具正确的发票。同时，对于取得的发票，要与业务合同、出入库单等其他相关凭证进行比对，确保发票反映的业务真实可靠。
加强员工培训 企业应定期组织员工进行发票管理知识培训，提高员工对发票管理风险的认识和防控能力。培训内容不仅要包括发票管理的法律法规、政策要求，还要结合实际案例，讲解发票管理各环节可能存在的风险及应对方法。 例如，通过讲解虚开发票的法律后果，让员工深刻认识到虚开发票行为的严重性；通过实际案例分析发票开具不规范、取得虚假发票等风险的具体表现及对企业的影响，提高员工在日常工作中的警惕性。同时，鼓励员工在发现发票管理问题时，及时向企业管理层或财务部门反馈，共同防控发票管理风险。
借助信息化手段 随着信息技术的发展，企业可以借助发票管理软件等信息化工具来提高发票管理的效率和准确性。发票管理软件可以实现发票的批量查验、自动比对发票信息与业务数据、生成发票管理报表等功能，大大减轻财务人员的工作负担，同时降低因人为疏忽导致的发票管理风险。 例如，利用发票管理软件，企业可以将收到的发票信息批量导入系统，系统自动与税务机关的数据库进行比对，快速准确地判断发票的真伪；在发票开具环节，软件可以根据预设的业务规则，自动生成发票内容，避免人工录入错误。此外，软件还可以对发票的流转过程进行全程记录和监控，方便企业随时掌握发票的状态。
定期进行发票管理自查 企业应定期对发票管理情况进行自查，及时发现并纠正存在的问题。自查内容包括发票管理制度的执行情况、发票开具和取得的合规性、发票保管的安全性等。 例如，每月末财务部门可以对当月开具和取得的发票进行全面自查，检查发票信息是否准确、发票是否按规定进行了真伪查验、发票是否妥善保管等。对于自查中发现的问题，要及时分析原因，采取相应的改进措施，并对相关责任人进行责任追究，确保发票管理风险得到有效控制。
总之，发票管理风险贯穿于企业经济活动的始终，对企业财务有着深远的影响。企业必须高度重视发票管理风险，通过建立健全管理制度、加强审核、培训员工、借助信息化手段以及定期自查等措施，全面防控发票管理风险，为企业财务保驾护航，确保企业的健康稳定发展。