一、引言
在企业日常经营活动中，发票作为重要的商事凭证和会计核算依据，其管理的规范性和有效性直接关系到企业的税务合规、财务状况以及经营成果。然而，发票管理涉及多个环节，容易出现各种风险，给企业带来潜在的损失。因此，企业必须高度重视发票管理风险，并采取有效的防范措施。
二、发票管理风险类型
（一）发票开具风险
- 虚开发票风险 虚开发票是一种严重的违法行为，包括为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，以及介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。企业可能因利益诱惑或对业务理解偏差而陷入虚开发票风险。例如，一些企业为了增加成本、减少利润以达到少缴税款的目的，虚构交易并开具发票。这种行为一旦被税务机关查处，企业将面临巨额罚款，相关责任人还可能承担刑事责任。
- 发票开具不规范风险 发票开具不规范也是常见风险之一。如发票内容填写不完整，未按规定填写购买方信息、货物或应税劳务名称、金额、税率等；发票开具字迹模糊，影响发票的真实性和可读性；发票开具时间不符合规定，未按照增值税纳税义务发生时间开具发票等。这些不规范行为可能导致发票被购买方拒收，影响企业正常的销售业务，同时也可能引发税务机关的关注和处罚。
（二）发票取得风险
- 取得虚假发票风险 企业在采购商品或接受服务时，可能由于供应商的原因取得虚假发票。供应商为了偷逃税款，可能通过非法渠道购买或伪造发票提供给企业。企业如果未能识别虚假发票并将其用于记账和税务申报，一旦被税务机关发现，不仅不能在企业所得税前扣除相关成本费用，还可能面临补缴税款、滞纳金以及罚款等处罚。例如，某企业在采购原材料时，供应商提供了一张虚假的增值税专用发票，企业未进行有效查验就入账抵扣，后被税务机关查处，企业不仅要补缴已抵扣的税款，还被处以罚款。
- 取得发票不合规风险 除了虚假发票，企业还可能取得不合规发票。例如，取得的发票未加盖发票专用章，发票专用章使用不规范（如盖章模糊、印章错误等）；发票的备注栏未按规定填写，对于一些特定业务，如建筑服务、货物运输服务等，税法明确规定了备注栏应填写的内容，若未填写或填写不完整，该发票将不能作为有效的税前扣除凭证；取得的发票与实际业务不符，如实际采购的是办公用品，发票开具的却是餐饮服务等。这些不合规发票同样会给企业带来税务风险。
（三）发票保管风险
- 发票丢失风险 发票在保管过程中可能因各种原因丢失，如人为疏忽、自然灾害、被盗等。发票丢失不仅会影响企业的正常财务核算，还可能面临税务机关的处罚。对于已开具的发票，丢失发票联和抵扣联，购买方可能无法正常认证抵扣和记账；丢失记账联，企业自身的账务处理也会受到影响。对于空白发票，丢失后可能被不法分子利用进行虚开发票等违法活动，给企业带来更大的风险。
- 发票保管期限不合规风险 根据税法规定，发票的保管期限有明确要求，一般为 5 年。保管期满，报经税务机关查验后销毁。企业如果未按照规定的期限保管发票，提前销毁发票，可能会在税务机关进行检查时无法提供相关发票资料，从而面临税务处罚。同时，如果超过保管期限未及时销毁发票，不仅占用企业的存储空间，还可能因保管不善导致发票损坏、丢失等问题。
三、发票管理风险的防范措施
（一）加强发票开具管理
- 建立健全发票开具内部控制制度 企业应建立完善的发票开具内部控制流程，明确发票开具的申请、审核、开具、交付等各环节的职责和权限。例如，销售部门在申请开具发票时，需提供详细的销售合同、发货单等相关资料，财务部门对资料进行严格审核，确保发票开具的内容与实际业务相符。同时，定期对发票开具内部控制制度进行评估和完善，及时发现并纠正制度执行过程中存在的问题。
- 加强发票开具人员培训 发票开具人员的专业素质直接影响发票开具的质量。企业应定期组织发票开具人员参加税务法规和发票开具规范的培训，使其熟悉发票开具的相关政策和要求，掌握正确的发票开具方法。培训内容可以包括增值税政策解读、发票开具软件操作、常见问题处理等。通过培训，提高发票开具人员的业务水平和风险意识，减少因人为失误导致的发票开具不规范问题。
- 严格审核发票开具内容 在发票开具前，财务人员要对销售业务的真实性、合法性进行审核，重点审核销售合同、发货记录、收款记录等相关资料，确保发票开具的内容与实际交易一致。对于金额较大、业务复杂的销售业务，应进行重点审核，必要时可与业务部门沟通核实。同时，要加强对发票开具系统的管理，确保发票开具信息的准确性和完整性。
（二）强化发票取得管理
- 选择可靠的供应商 供应商的信誉和纳税遵从度直接关系到企业取得发票的真实性和合规性。企业在选择供应商时，应进行充分的尽职调查，了解供应商的经营状况、纳税信用等级、发票开具情况等。优先选择纳税信用等级高、经营规范的供应商进行合作。可以通过税务机关的纳税信用查询平台、企业信用信息公示系统等渠道获取供应商的相关信息。对于新合作的供应商，在首次交易时，应加强对其提供发票的查验，确保发票真实合规。
- 加强发票查验工作 企业取得发票后，应及时通过税务机关提供的发票查验平台对发票的真实性进行查验。对于增值税专用发票，还应进行认证抵扣，确保发票的合法性和有效性。在查验发票时，要仔细核对发票的各项信息，如发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、金额、税率、税额等，确保与实际业务相符。对于查验发现的问题发票，应及时与供应商沟通更换，避免将问题发票用于记账和税务申报。
- 建立发票取得审核制度 企业应建立严格的发票取得审核制度，财务人员在接收发票时，要对发票的合规性进行全面审核。审核内容包括发票是否加盖发票专用章、发票备注栏是否按规定填写、发票内容是否与实际业务相符等。对于不符合规定的发票，应拒绝接收，并要求供应商重新开具。同时，要加强对发票取得过程的管理，确保发票的取得符合企业的内部控制要求。
（三）完善发票保管管理
- 建立发票保管制度 企业应制定详细的发票保管制度，明确发票保管的责任部门和责任人，规定发票的存放地点、保管方式、领用和归还手续等。发票应存放在专门的保险柜或文件柜中，由专人负责保管，确保发票的安全。同时，要建立发票保管台账，详细记录发票的购入、领用、开具、作废、丢失等情况，便于对发票进行跟踪管理。
- 做好发票丢失应对措施 一旦发生发票丢失情况，企业应立即采取相应的应对措施。对于已开具的发票丢失，应按照税务机关的规定，及时向税务机关报告，并登报声明作废。对于丢失的空白发票，应立即向税务机关挂失，并配合税务机关进行调查处理。同时，企业要加强内部管理，查找发票丢失的原因，采取相应的改进措施，防止类似情况再次发生。
- 严格执行发票保管期限规定 企业应严格按照税法规定的发票保管期限保管发票，不得提前销毁。在发票保管期限届满前，应组织相关人员对发票进行清理，确保发票资料完整。对于需要销毁的发票，应报经税务机关查验后，按照规定的程序进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁发票的种类、数量、时间、地点等信息，以备税务机关检查。
四、结论
发票管理风险贯穿企业经营活动的全过程，对企业的税务合规和财务状况有着重要影响。企业要充分认识发票管理风险的多样性和复杂性，从发票开具、取得、保管等各个环节入手，建立健全发票管理制度，加强人员培训，严格审核把关，采取有效的防范措施，降低发票管理风险，确保企业的健康稳定发展。同时，随着税收政策的不断变化和税务监管的日益严格，企业应持续关注发票管理相关政策法规的更新，及时调整发票管理策略，以适应新的税收环境。