引言
在企业的财务管理体系中,财务审批犹如一道关键的闸门,把控着资金的流向和资源的分配。然而,2023年的财税稽查数据显示,高达87%的中小微企业存在账套设置缺陷,这其中很大一部分问题就出在财务审批环节。想象一下,当审计人员突然要求调取三年前的采购凭证时,如果你的审批流程存在漏洞,系统能否在10分钟内响应?又或者,某上市公司因固定资产折旧审批错误,最终被罚230万,这背后其实暴露了会计准则应用在审批环节的诸多误区。这些都警示着我们,财务审批中的风险不容小觑。
一、财务审批流程认知误区风险
(一)流程不清晰导致的混乱
许多企业的财务审批流程缺乏明确的书面规定,各部门和人员对于审批的环节、责任和时间节点不清楚。例如,一笔费用报销,可能业务部门认为应该先由财务初审再到部门经理审批,而财务部门却觉得应先经部门经理同意再到财务审核。这种认知差异会导致审批流程反复、时间延长,降低工作效率。
(二)忽视流程更新
随着企业业务的发展和内外部环境的变化,原有的财务审批流程可能不再适用。但部分企业没有及时对流程进行评估和更新,如企业拓展了新的业务领域,涉及新的成本核算和资金使用方式,却依然沿用旧的审批流程,使得新业务在审批时无章可循,增加审批风险。
二、审批权限设置风险
(一)权限过度集中
一些企业的财务审批权高度集中在少数高层手中,基层员工甚至中层管理人员在很多事项上没有自主审批权。这不仅会使高层领导工作负担过重,导致审批效率低下,而且由于高层对具体业务细节了解有限,可能做出不合理的审批决策。例如,对于一些小额的办公用品采购,本可由部门负责人直接审批,但却需层层上报到总经理,既浪费时间,又可能因总经理不了解实际需求而驳回申请,影响工作开展。
(二)权限滥用
当审批权限划分不明确,缺乏有效的监督机制时,就容易出现权限滥用的情况。某些员工可能会利用手中的审批权为个人谋取私利,如审批通过一些不合理的费用报销,或者在采购审批中偏袒特定供应商。
三、信息不对称风险
(一)审批依据不充分
在财务审批过程中,审批人需要依据充分的信息来做出决策。但实际工作中,常常存在审批材料不完整、不准确的情况。例如,在项目经费审批时,项目负责人提交的预算报告模糊不清,没有详细说明各项费用的计算依据和用途,审批人难以判断该项目经费的合理性,只能凭借经验审批,增加了审批失误的风险。
(二)沟通不畅
不同部门之间信息沟通不畅也会导致信息不对称。财务部门可能不了解业务部门的实际需求和业务进展,在审批费用时过于保守或宽松。业务部门在提交审批申请时,没有及时向财务部门说明业务背景和特殊情况,使得财务审批人员做出不符合实际的审批结果。
四、内部控制失效风险
(一)缺乏监督机制
有效的内部控制需要健全的监督机制。如果企业没有对财务审批过程进行定期监督和审计,一些违规审批行为就难以被及时发现和纠正。例如,某企业长期存在审批人与报销人勾结,虚增费用报销的情况,但由于没有内部监督,这种行为持续多年,给企业造成了严重的经济损失。
(二)不相容职务未分离
按照内部控制原则,不相容职务应相互分离,如审批与执行、记录与保管等。但部分企业在财务审批流程中,没有做到这一点。例如,让同一个人既负责采购审批又负责采购执行,这就为其营私舞弊提供了机会,可能导致采购成本过高、采购质量不达标等问题。
五、应对财务审批风险的策略
(一)优化审批流程
企业应制定清晰、简洁、规范的财务审批流程,并形成书面文件,发放给各部门和员工学习。定期对流程进行评估和更新,确保其适应企业发展需求。同时,可以利用信息化手段,实现审批流程的自动化,提高审批效率和透明度。
(二)合理设置审批权限
根据企业规模、业务特点和管理需求,科学划分审批权限,既要避免权限过度集中,也要防止权限滥用。建立审批权限清单,明确各层级人员的审批范围和额度,并加强对审批权限的监督和制衡。
(三)加强信息沟通与共享
构建有效的信息沟通平台,促进各部门之间的信息共享。在审批前,业务部门应详细、准确地提供审批所需信息,财务部门要及时了解业务动态,加强与业务部门的沟通和协作,确保审批依据充分、合理。
(四)强化内部控制
完善内部监督机制,定期对财务审批进行内部审计,及时发现和纠正违规行为。严格执行不相容职务分离制度,从制度层面防范审批风险。同时,加强对员工的职业道德教育,提高员工的风险意识和责任感。
总之,财务审批风险贯穿于企业财务管理的全过程,企业管理者和财务人员要充分认识到这些风险的存在,采取有效的措施加以防范和控制,确保企业财务活动的健康、有序进行。