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财务融合新赛道:解锁共享服务与内控密码

2025-02-20 19:20

­财务共享服务与内部控制:企业发展的 “双引擎”

在当今竞争激烈的市场环境中,企业要想实现可持续发展,必须高度重视财务管理和内部控制。财务共享服务作为一种创新的财务管理模式,正逐渐被众多企业所采用。它通过将分散的财务业务集中到一个共享中心进行处理,实现了财务流程的标准化、规范化和高效化,为企业带来了成本降低、效率提升等诸多好处。而内部控制则是企业为了实现经营目标,保护资产安全完整,保证会计信息真实可靠,确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序 ,是企业管理的重要组成部分。

财务共享服务与内部控制对于企业发展而言,就如同车之两轮、鸟之双翼,缺一不可。财务共享服务侧重于提高财务工作效率、降低成本以及提升服务质量,通过集中化、标准化的财务流程处理,使得企业的财务资源得到更有效的配置,财务数据的准确性和及时性也大幅提升。内部控制则着重于防范风险、保障企业资产安全以及确保企业运营的合规性,从内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通到内部监督,构建起一整套严密的管控体系,为企业的稳健运营保驾护航。二者的有效融合,可以为企业提供更强大的管理支持,提升企业的核心竞争力 。

财务共享服务与内部控制的内涵

(一)财务共享服务

财务共享服务是一种依托信息、云计算和大数据技术,起源于 20 世纪 80 年代美国的新型财务管理模式。它将公司(或集团)范围内共用的财务职能集中起来,以财务业务流程处理为基础,高质量、低成本地向各个业务单元 / 部门提供标准化的服务。其通常被大型企业集团广泛应用于财务核算和材料物资采购等领域,以降低成本费用 。

财务共享服务具有显著特点。首先是标准化,在一个企业内部遵循统一的、标准化的作业流程、操作模式和业务处理规范,这使得财务工作的规范性和准确性大大提高。以费用报销流程为例,在财务共享服务模式下,无论身处哪个分支机构,员工都需按照统一的标准填写报销单、附上相应的票据,经过标准化的审核流程后进行报销,减少了因标准不一致导致的处理差异和错误。集约化也是其重要特点,整合业务财务活动中的共性部分,进行业务的归并、整合和集中,产生规模经济效应,降低成本。如某大型企业集团在建立财务共享服务中心前,各子公司都设有独立的财务部门,存在人员冗余、设备重复购置等问题。建立共享中心后,将各子公司的账务处理、资金结算等业务集中处理,人员数量大幅减少,办公场地和设备的使用效率显著提高,从而有效降低了运营成本。

财务共享服务还具有服务化和专业化的特点。它依据服务水平协议,为客户提供服务,并追求服务客户满意度的提高;由专门的人员组成,具有专业化的知识,分工明确。在服务化方面,共享中心会定期收集客户(即各业务单元)的反馈意见,不断优化服务流程和质量,以满足客户的需求。专业化则体现在财务共享服务中心的人员分工上,有的专注于应收账款管理,有的擅长成本核算,这种专业分工使得财务工作的效率和质量都得到了极大提升。

在发展历程方面,财务共享服务最初主要在跨国企业中兴起,随着经济全球化和信息技术的飞速发展,逐渐被国内大型企业集团所采用。我国财务共享服务的发展经历了萌芽阶段和试点阶段,目前正处于蓬勃发展期。在萌芽阶段,一些企业开始引入财务共享服务的理念,但应用范围较窄,实施效果也有待检验。进入试点阶段后,以中兴、华为等为代表的大型企业率先进行财务共享服务中心的建设,积累了宝贵的经验。如今,越来越多的企业,包括国有企业、民营企业等,都在积极探索和建设财务共享服务中心,推动财务共享服务的普及和深化。

财务共享服务的优势明显。它能有效降低运营成本,通过减少人员数量和降低中间管理水平,以及利用规模效应降低成本。提高财务管理水平和效率,对所有子公司采用相同的标准操作程序,取消冗余步骤和流程,数据收集和分析更加便捷,专业人员集中也便于提供培训和提升服务专业性。支持企业集团发展战略,当企业在新地区设立子公司或收购其他公司时,财务共享服务中心能迅速提供服务,使管理者更专注于核心业务,还能为经营管理和战略决策提供高质量财务决策支持。此外,一些公司的财务共享服务中心还可对外提供商业服务,增加收入来源。

(二)内部控制

内部控制是被审计单位为了合理保证财务报告的可靠性、经营的效率和效果以及对法律法规的遵守,由治理层、管理层和其他人员设计与执行的政策及程序。其目标涵盖多个方面,包括确保财务报告的真实性和准确性,这是企业对外披露信息的基础,关系到投资者、债权人等利益相关者的决策;提高经营效率和效果,通过优化内部流程、合理配置资源,使企业能够更高效地运营,实现经济效益最大化;促进企业遵守法律法规,避免因违法违规行为而面临处罚和声誉损失 。

内部控制包含五个要素:控制环境、风险评估过程、与财务报告相关的信息系统与沟通、控制活动、对控制的监督。控制环境是内部控制的基础,它反映了企业治理层、管理层和其他人员对内部控制的态度、认识和行动,包括诚信和道德价值观、胜任能力、治理层的参与程度、管理层的理念和经营风格等。一个具有良好诚信文化和积极管理风格的企业,更有可能建立和有效执行内部控制制度。风险评估过程是识别、评估和分析影响企业目标实现的内外部风险的过程,通过风险评估,企业可以确定风险的严重程度和可能性,为制定相应的控制措施提供依据。

与财务报告相关的信息系统与沟通,涉及到企业内部信息的生成、传递、使用和保存,以及与外部利益相关者的信息交流。准确、及时的信息沟通能够确保企业各部门和人员了解自身的职责和任务,协调工作,同时也有助于管理层做出正确的决策。控制活动是企业为了实现内部控制目标而采取的具体政策和程序,包括授权审批、职责分离、实物控制、会计系统控制等。比如,在采购业务中,实行采购申请、审批、采购、验收、付款等环节的职责分离,以及对采购合同的严格审批和对采购物资的验收控制,能够有效防范采购风险。对控制的监督是对内部控制的设计和运行有效性进行评价的过程,通过内部审计、自我评价等方式,及时发现内部控制存在的问题并加以改进,确保内部控制的持续有效运行。

内部控制在企业管理中起着至关重要的作用。它是解决会计信息失真、保证国民经济正常运转的客观要求,当前会计信息失真现象时有发生,加强内部控制能够规范会计行为,保证会计信息的真实性和可靠性,为宏观经济的稳定运行提供支持。内部控制是建立现代企业制度,强化内部管理,提高经济效益的客观要求,现代企业规模庞大、业务复杂,通过有效的内部控制,可以优化企业的管理流程,提高资源配置效率,增强企业的竞争力。内部控制还是统合企业整体的有力工具,企业各部门的业务相互关联,内部控制能够协调各部门之间的工作,实现企业的整体目标。同时,内部控制有助于防范财务风险,通过对投资、融资等活动的风险评估和控制,降低企业面临的财务风险。

财务共享服务对内部控制的影响

(一)积极影响

提高内部控制效率:财务共享服务中心将分散的财务业务集中处理,实现了财务流程的标准化和规范化,大大提高了业务处理效率。以某大型企业集团为例,在建立财务共享服务中心之前,各子公司的财务业务处理流程和标准不一致,导致财务数据的汇总和分析耗时费力。建立共享中心后,统一了财务流程和标准,费用报销的处理时间从原来的平均 5 个工作日缩短至 2 个工作日,账务处理的准确性也大幅提高,有效减少了人为错误。标准化的财务流程使得业务处理更加规范,减少了人为因素的干扰,提高了内部控制的效率和效果。例如,在应收账款管理中,共享中心按照统一的标准和流程进行发票开具、收款确认等工作,确保了应收账款的及时回收和准确记录。

增强风险管控能力:通过集中处理财务业务,共享服务中心能够对财务数据进行实时监控和分析,及时发现潜在的风险点。例如,在资金管理方面,共享中心可以实时监控各子公司的资金流动情况,对资金异常波动进行预警,提前防范资金风险。共享中心还可以通过对财务数据的深度分析,为企业管理层提供风险评估报告,帮助管理层制定科学的风险应对策略。以某制造业企业为例,财务共享服务中心通过对成本数据的分析,发现某一生产环节的成本过高,经过深入调查,找出了成本过高的原因是原材料采购价格不合理和生产流程存在浪费。企业管理层根据共享中心提供的分析报告,采取了与供应商重新谈判采购价格和优化生产流程等措施,有效降低了成本,提高了企业的经济效益。

促进信息流通与共享:财务共享服务打破了企业内部各部门之间的信息壁垒,实现了财务信息的实时共享。各部门可以通过共享中心的信息系统及时获取所需的财务数据,为业务决策提供有力支持。例如,销售部门在制定销售策略时,可以实时获取财务部门提供的成本数据和客户信用信息,从而更加科学地制定销售价格和信用政策。财务共享服务还促进了企业与外部利益相关者之间的信息沟通,提高了企业的透明度和公信力。以某上市公司为例,通过财务共享服务中心,公司能够及时准确地向投资者披露财务信息,增强了投资者对公司的信心,提升了公司的市场形象。

(二)消极影响

数据安全风险:财务共享服务中心集中存储和处理大量的财务数据,一旦信息系统遭受黑客攻击、数据泄露或系统故障,将对企业造成巨大的损失。例如,2017 年,美国一家知名企业的财务共享服务中心遭到黑客攻击,导致大量客户财务信息泄露,不仅给企业带来了巨额的经济赔偿,还严重损害了企业的声誉。为了应对数据安全风险,企业需要加强信息系统的安全防护,采取加密技术、访问控制、数据备份等措施,确保财务数据的安全。

流程衔接问题:财务共享服务涉及多个部门和业务环节,流程衔接不畅容易导致工作效率低下和内部控制失效。例如,在费用报销流程中,如果业务部门与财务共享中心之间的沟通不畅,可能会出现报销单据填写不规范、审批流程延误等问题。为了解决流程衔接问题,企业需要加强各部门之间的沟通与协作,建立健全流程管理制度,明确各部门的职责和权限,确保流程的顺畅运行。

人员适应问题:财务共享服务模式的实施,对财务人员的专业技能和综合素质提出了更高的要求。一些财务人员可能难以适应新的工作模式和要求,导致工作效率下降和内部控制风险增加。例如,在财务共享服务中心,财务人员需要具备较强的数据分析能力和系统操作能力,如果部分人员缺乏这些能力,就无法有效地完成工作任务。为了帮助财务人员适应新的工作模式,企业需要加强培训和人才培养,提高财务人员的专业素养和综合能力。

企业财务共享服务与内部控制融合的现状与问题

(一)融合现状

当前,越来越多的企业开始意识到财务共享服务与内部控制融合的重要性,并积极采取行动推动二者的融合。许多大型企业集团已经建立了财务共享服务中心,将财务业务集中处理,同时在内部控制方面进行了相应的调整和优化 。

在实践中,一些企业通过建立统一的财务信息系统,实现了财务数据的集中管理和共享,为内部控制提供了更加准确和及时的数据支持。例如,某企业通过引入先进的 ERP 系统,将财务、采购、销售等业务模块集成在一起,实现了业务流程的自动化和信息化。在这个过程中,财务共享服务中心可以实时获取各业务部门的财务数据,对业务活动进行监控和分析,及时发现潜在的风险和问题,并采取相应的控制措施。同时,该企业还利用 ERP 系统中的内部控制模块,对财务流程进行了标准化和规范化设计,设置了严格的权限控制和审批流程,确保了财务数据的真实性和准确性。

一些企业还通过加强内部审计和风险管理,来保障财务共享服务与内部控制的有效融合。内部审计部门可以对财务共享服务中心的业务流程和内部控制进行定期审计,发现问题及时提出整改建议,促进财务共享服务中心的不断完善。风险管理部门则可以对企业面临的各种风险进行评估和分析,制定相应的风险应对策略,降低企业的风险水平。以某金融企业为例,该企业的内部审计部门定期对财务共享服务中心进行审计,重点关注财务数据的准确性、业务流程的合规性以及内部控制的有效性。通过审计,发现了一些存在的问题,如部分财务人员对业务流程不熟悉、内部控制制度执行不到位等。针对这些问题,内部审计部门提出了具体的整改建议,要求财务共享服务中心加强员工培训,完善内部控制制度,确保业务流程的顺畅运行。风险管理部门则对企业面临的市场风险、信用风险、操作风险等进行了全面评估,制定了相应的风险预警指标和风险应对措施,有效降低了企业的风险水平。

(二)存在问题

观念滞后:部分企业管理层对财务共享服务与内部控制融合的重要性认识不足,仍然停留在传统的财务管理观念上,认为财务共享服务只是简单的财务业务集中处理,忽视了内部控制的重要性。这种观念滞后导致企业在推动二者融合的过程中缺乏积极性和主动性,难以形成有效的融合机制。例如,某企业管理层认为财务共享服务中心的主要职责是降低成本和提高效率,对内部控制的重视程度不够,在财务共享服务中心建设过程中,没有充分考虑内部控制的要求,导致内部控制制度不完善,风险防范能力较弱。

制度不完善:虽然一些企业已经建立了财务共享服务中心,但相关的内部控制制度却不够完善,存在制度漏洞和执行不到位的问题。例如,在财务审批流程中,缺乏明确的审批权限和审批标准,导致审批过程中出现随意性和主观性;在风险评估方面,缺乏科学的风险评估方法和指标体系,难以准确识别和评估企业面临的风险。某企业在财务共享服务中心建立后,没有及时完善内部控制制度,导致在费用报销环节出现了一些问题。一些员工利用制度漏洞,虚报费用,而财务人员在审核过程中,由于缺乏明确的审核标准,难以发现这些问题,给企业造成了经济损失。

人才短缺:财务共享服务与内部控制的融合需要既懂财务又懂内部控制的复合型人才,但目前企业中这类人才相对短缺。部分财务人员对内部控制的知识和技能掌握不足,难以在财务共享服务模式下有效地实施内部控制;而部分内部控制人员对财务业务了解不够深入,无法为财务共享服务提供有力的支持。某企业在推动财务共享服务与内部控制融合的过程中,发现现有的财务人员对内部控制的理解和应用能力有限,无法满足新的工作要求。同时,由于缺乏既懂财务又懂内部控制的复合型人才,企业在制定内部控制制度和流程时,难以充分考虑财务共享服务的特点和需求,导致内部控制制度与财务共享服务的实际情况脱节。

信息系统集成度低:财务共享服务依赖于信息技术的支持,但一些企业的信息系统集成度较低,不同系统之间的数据无法实现有效共享和交互,影响了财务共享服务与内部控制的融合效果。例如,财务系统与业务系统之间的数据不一致,导致财务人员在进行财务核算和分析时,无法获取准确的业务数据,从而影响了内部控制的有效性。某企业的财务系统与采购系统、销售系统等业务系统之间没有实现有效的集成,数据需要人工进行录入和核对,不仅效率低下,而且容易出现错误。在进行成本核算时,由于财务系统无法实时获取采购系统中的采购价格和数量等数据,导致成本核算不准确,影响了企业的决策。

企业财务共享服务与内部控制融合策略

(一)理念更新

树立财务共享服务与内部控制融合的意识,是实现二者有效融合的基础。企业应通过开展培训、宣传等活动,让全体员工尤其是管理层深刻认识到二者融合的重要性和必要性。管理层的重视和支持对于融合工作的推进至关重要,他们应积极参与融合方案的制定和决策,为融合工作提供必要的资源和政策支持 。

企业可以定期组织管理层参加关于财务共享服务与内部控制融合的专题培训,邀请行业专家进行授课,分享成功案例和经验教训,使管理层深入了解融合的优势和实施路径。同时,在企业内部的宣传栏、内部网站等平台,发布关于财务共享服务与内部控制融合的相关信息和知识,提高员工对融合的认知度和认同感。

(二)制度建设

完善相关制度是保障财务共享服务与内部控制融合的关键。企业应建立健全财务共享服务中心的管理制度,明确各部门和岗位的职责分工,规范财务业务流程和操作规范 。

在职责分工方面,要清晰界定财务共享服务中心与各业务部门、其他职能部门之间的职责边界,避免出现职责不清、推诿扯皮的现象。例如,在费用报销流程中,明确业务部门负责提交报销申请和提供相关单据,财务共享服务中心负责审核报销单据的真实性、合法性和合规性,审批部门负责对报销申请进行审批。在操作规范方面,制定详细的财务业务操作手册,对每一个业务环节的操作步骤、标准和要求进行明确规定,确保财务业务处理的一致性和准确性。

企业还应建立健全内部控制制度,加强对财务共享服务中心的风险评估和控制。制定风险管理制度,明确风险评估的方法和流程,定期对财务共享服务中心面临的风险进行评估和分析,制定相应的风险应对措施。加强对财务共享服务中心的内部审计,定期对其业务流程和内部控制进行审计,及时发现问题并加以整改,确保内部控制的有效性。

(三)技术支撑

信息技术是实现财务共享服务与内部控制融合的重要手段。企业应利用先进的信息技术,搭建统一的财务共享服务平台,实现财务数据的集中管理和共享,提高财务业务处理的效率和准确性 。

在平台建设方面,要确保平台具备强大的数据处理能力、稳定的运行性能和安全的防护机制。采用云计算、大数据、人工智能等先进技术,对财务数据进行实时采集、分析和处理,为内部控制提供及时、准确的数据支持。利用云计算技术,实现财务数据的存储和计算在云端进行,提高数据的安全性和可靠性;运用大数据技术,对财务数据进行深度挖掘和分析,发现潜在的风险和问题,为内部控制决策提供依据;借助人工智能技术,实现财务业务的自动化处理,如自动审核、自动记账等,提高工作效率和准确性。

企业还应加强信息系统的集成和整合,实现财务系统与业务系统、其他管理系统之间的数据共享和交互。通过接口开发、数据对接等方式,将财务系统与采购系统、销售系统、人力资源系统等进行集成,使财务数据能够实时反映业务活动的情况,业务数据也能够及时传递到财务系统中进行处理,从而实现业财一体化,加强内部控制的有效性。

(四)人才培养

加强人才培养是推动财务共享服务与内部控制融合的重要保障。企业应制定完善的人才培养计划,提升员工的专业素质和综合能力,打造一支适应财务共享服务与内部控制融合需求的人才队伍 。

在专业培训方面,针对财务人员,要加强内部控制知识的培训,使其掌握内部控制的基本原理、方法和流程,能够在财务业务处理中有效地实施内部控制。对于内部控制人员,要加强财务业务知识的培训,使其了解财务工作的流程和特点,能够为财务共享服务提供有力的支持。例如,组织财务人员参加内部控制培训班,学习内部控制的理论知识和实践案例;为内部控制人员提供财务业务培训课程,让他们深入了解财务报表的编制、财务分析的方法等。

企业还应注重培养员工的综合素质,提高其沟通能力、团队协作能力和创新能力。通过开展团队建设活动、组织跨部门项目等方式,加强员工之间的沟通与协作,培养团队合作精神。鼓励员工积极创新,提出改进财务共享服务与内部控制融合的建议和方案,对有价值的建议给予奖励,激发员工的创新积极性。

案例分析

(一)成功案例分析

以中国国旅为例,其在财务共享服务与内部控制融合方面取得了显著成效。在财务共享模式构建过程中,中国国旅结合自身多元化业务和跨区域经营的特点,对财务流程进行了全面梳理和优化。通过建立财务共享服务中心,将分散在各个分支机构的财务核算、资金结算等业务集中处理,实现了财务流程的标准化和规范化 。

在内部控制方面,中国国旅建立了完善的内部控制制度。明确了财务共享服务中心各岗位的职责权限,制定了严格的财务审批流程和风险管理制度。在费用报销审批中,设置了多级审批环节,根据费用金额的大小,由不同层级的管理人员进行审批,确保了费用支出的合理性和合规性。中国国旅还加强了对财务数据的分析和监控,通过建立财务风险预警指标体系,及时发现潜在的财务风险,并采取相应的措施进行防范和化解。

中国国旅注重信息系统的建设和集成。通过引入先进的 ERP 系统,实现了财务系统与业务系统的深度集成,业务数据能够实时传输到财务系统中进行处理,财务数据也能够及时反馈给业务部门,为业务决策提供支持。这不仅提高了财务工作的效率和准确性,也加强了内部控制的有效性。通过这些措施,中国国旅实现了财务共享服务与内部控制的有效融合,提升了财务管理水平和企业的整体竞争力。

(二)失败案例分析

某中型制造企业在尝试财务共享服务与内部控制融合时遭遇了失败。该企业在未充分评估自身业务特点和需求的情况下,盲目引入财务共享服务模式。在建设财务共享服务中心过程中,没有对现有的财务流程进行合理优化,只是简单地将财务业务集中到共享中心,导致流程繁琐、效率低下 。

在内部控制方面,该企业虽然制定了一系列内部控制制度,但由于缺乏有效的执行和监督机制,制度形同虚设。在财务审批环节,存在审批不严格、违规操作等问题,导致财务风险增加。例如,一些员工通过虚构业务报销费用,而财务人员未能及时发现和制止。

该企业的信息系统建设也存在严重问题。财务系统与业务系统之间无法实现有效对接,数据传输不畅,导致财务数据与业务数据不一致,影响了管理层的决策。由于财务共享服务与内部控制融合失败,该企业不仅没有实现预期的成本降低和效率提升目标,反而出现了财务管理混乱、财务风险加剧等问题,给企业的发展带来了严重的负面影响。

总结与展望

财务共享服务与内部控制的融合是企业财务管理发展的必然趋势,对于提升企业的管理水平和竞争力具有重要意义。通过理念更新、制度建设、技术支撑和人才培养等策略的实施,企业能够有效推动二者的融合,实现财务管理的创新和升级。从成功案例中我们可以看到,融合后的企业在财务管理效率、风险管控能力和信息沟通等方面都取得了显著的提升;而失败案例也为我们敲响了警钟,让我们认识到在融合过程中需要充分考虑企业的实际情况,避免盲目跟风和简单移植 。

展望未来,随着信息技术的不断发展和企业管理需求的不断变化,财务共享服务与内部控制的融合将呈现出更加智能化、数字化的发展趋势。人工智能、大数据、区块链等新兴技术将在财务共享服务和内部控制中得到更广泛的应用,进一步提高财务管理的效率和准确性,增强风险防范能力。企业也需要不断加强自身的管理创新和人才培养,以适应不断变化的市场环境和管理要求,持续提升企业的核心竞争力,实现可持续发展。

——部分文章内容由AI生成——
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