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企业财务共享服务成本控制:降本增效的关键密码

2025-02-19 19:07

­财务共享服务:企业财务管理新趋势

在如今这个数字化、全球化的商业时代,企业的财务管理模式也在不断地创新与变革。财务共享服务,作为一种新兴的财务管理模式,正逐渐走进大众视野,成为众多企业提升财务管理效率、降低成本的关键选择。

财务共享服务,简单来说,就是将企业内分散的财务业务集中到一个特定的组织或中心进行处理。它依托信息技术,以财务业务流程处理为基础,旨在优化组织结构、规范流程、提高流程效率、降低运营成本或创造价值。打个比方,以前企业的各个分支机构都有自己独立的财务部门,各自处理账务、报销、核算等工作,就像一个个分散的小作坊。而现在通过财务共享服务,就把这些分散的工作集中到一个大工厂里,按照统一的标准和流程进行高效处理。

它具有几个显著的特点 :

标准化:在企业内部,财务共享服务遵循统一的作业流程、操作模式和业务处理规范。就像生产线上的产品,都有统一的生产标准,这样可以确保财务工作的一致性和准确性。

集约化:通过整合业务财务活动中的共性部分,进行业务的归并、集中,产生规模经济效应,降低成本。比如,集中处理大量的报销业务,能够提高处理效率,减少人力和时间成本。

服务化:依据服务水平协议,为企业内部各部门甚至外部客户提供服务,并以提高服务客户满意度为目标。这意味着财务部门不再是传统的后台职能部门,而是转变为服务提供者,更注重与其他部门的沟通和协作。

专业化:由专门的人员组成,他们具备专业化的知识,分工明确。例如,有的人员专门负责账务处理,有的专注于数据分析,这种专业化分工有助于提高工作质量和效率。

对于企业来说,成本控制始终是财务管理的核心任务之一。在财务共享服务模式下,成本控制的重要性更是不言而喻。一方面,实施财务共享服务本身需要投入一定的成本,包括系统建设、人员培训、流程优化等方面的成本,如果不能有效控制这些成本,可能会导致成本增加,与实施财务共享服务的初衷背道而驰。另一方面,有效的成本控制能够进一步发挥财务共享服务的优势,降低企业的运营成本,提高企业的经济效益和竞争力。可以说,成本控制是财务共享服务成功实施的关键因素,也是衡量财务共享服务成效的重要指标。

企业财务共享服务成本构成剖析

在深入探讨企业财务共享服务的成本控制策略之前,我们先来全面剖析一下其成本构成。就像盖房子,要想控制好成本,得先清楚每一块砖、每一袋水泥的花费。财务共享服务的成本主要由人力成本、运营成本、系统建设与维护成本这几大板块构成 。

人力成本:大头支出

人力成本在财务共享服务的总成本中占据着相当大的比重,堪称成本支出的 “大头”。它主要包含员工工资、福利以及培训费用等多个方面。员工工资,这是最直观的人力成本部分,根据岗位的不同、员工的经验和技能水平差异,工资水平也各不相同。比如,负责基础账务处理的员工工资可能相对较低,而那些具备丰富财务分析经验、能够为企业提供决策支持的高级财务人员,工资则会高很多。福利方面,包括五险一金、带薪年假、节日福利、健康体检等。这些福利虽然不像工资那样直接体现在员工的收入中,但却是吸引和留住人才的重要因素,也是企业人力成本的重要组成部分。据相关数据显示,企业在福利方面的支出通常能达到员工工资的 30% - 40%。

培训费用也是人力成本中不容忽视的一项。在财务共享服务模式下,业务流程和技术不断更新,为了让员工能够跟上发展的步伐,提升工作效率和质量,企业需要定期组织各类培训。新员工入职时,会有入职培训,帮助他们快速了解公司的文化、制度以及财务共享服务的基本流程和操作规范。随着业务的发展和技术的升级,还会有专业技能培训,比如财务软件的更新换代,就需要对员工进行相关软件操作的培训,让他们能够熟练运用新功能,提高工作效率。这些培训费用包括培训师的费用、培训场地的租赁费用、培训资料的制作费用等,虽然单次培训的费用可能不算高,但长期累积下来,也是一笔不小的开支。

人力成本在财务共享服务总成本中的占比往往能达到 50% - 70%。这是因为财务共享服务中心需要大量的专业人员来处理各类财务业务,从基础的数据录入、账务处理,到复杂的财务分析、风险管控,都离不开人力的投入。人力成本的高低直接影响着财务共享服务的成本效益。如果人力成本过高,就会压缩企业的利润空间;而如果人力成本过低,又可能导致员工工作积极性不高、人才流失等问题,进而影响财务共享服务的质量和效率。所以,合理控制人力成本,是企业在实施财务共享服务时需要重点关注的问题。

运营成本:日常开销

运营成本是财务共享服务中心日常运营过程中产生的各种费用,就像是家庭的日常开销一样,虽然每一项看起来可能不多,但加起来也是一笔可观的费用。它涵盖了办公场所费用、设备费用、水电费、通讯费等多个方面。

办公场所费用是运营成本中的一项重要支出。财务共享服务中心需要有一个合适的办公场地,这就涉及到场地的租赁或者购买费用。如果是租赁办公场地,租金的高低会受到地理位置、场地面积、办公设施等因素的影响。在一线城市的繁华地段,租金自然会比较高;而在一些二线城市或者城市的非核心区域,租金则会相对较低。除了租金,还可能需要支付物业管理费,用于维持办公场所的环境卫生、安全保卫等服务。

设备费用也是运营成本的重要组成部分。财务共享服务中心需要配备大量的办公设备,如电脑、打印机、复印机、扫描仪等。这些设备的采购费用是一次性的较大支出,而且随着技术的不断更新换代,设备还需要定期进行更新升级,以保证工作的顺利进行。除了设备的采购费用,还需要考虑设备的维护保养费用,以及设备出现故障时的维修费用。这些费用虽然每次支出的金额可能不大,但长期累积下来,也是一笔不小的开支。

水电费、通讯费等日常开销虽然看起来数额不大,但也是运营成本中不可或缺的一部分。财务共享服务中心的大量设备需要消耗电力,员工的日常办公也需要用水用电。通讯费则包括固定电话费用、移动电话费用、网络费用等,这些费用是保证财务共享服务中心与企业内部各部门、外部合作伙伴进行沟通交流的必要支出。

运营成本虽然不像人力成本那样占比极高,但对财务共享服务的稳定运行也有着重要影响。合理控制运营成本,可以在不影响服务质量的前提下,降低企业的总体成本。比如,通过优化办公场地的布局,提高办公场地的利用率,减少不必要的空间浪费,可以降低办公场所费用;选择性价比高的办公设备,加强设备的维护保养,延长设备的使用寿命,可以降低设备费用;采用节能设备、合理安排用电时间等措施,可以降低水电费支出。

系统建设与维护成本:技术基石

在当今数字化时代,财务共享服务高度依赖信息技术系统,系统建设与维护成本也就成为了成本构成中不可或缺的一部分,它就像是一座大厦的基石,虽然看不见,但却支撑着整个财务共享服务体系的稳定运行。

系统建设成本主要包括软件采购费用、硬件设备购置费用、系统定制开发费用等。软件方面,企业需要购买专业的财务软件,如用友、金蝶等,这些软件能够满足财务共享服务中心的基本账务处理、报表生成、数据分析等功能需求。对于一些大型企业或者有特殊业务需求的企业,可能还需要对软件进行定制开发,以满足企业个性化的业务流程和管理要求。这就需要投入大量的人力、物力和财力,包括软件开发人员的工资、开发工具的采购费用、软件测试费用等。硬件设备方面,需要购置服务器、存储设备、网络设备等,以保证系统的稳定运行和数据的安全存储。这些硬件设备的采购费用通常较高,而且随着技术的不断发展,还需要定期进行更新升级,以满足日益增长的业务需求和数据处理能力。

系统维护成本则包括系统的日常维护、升级优化、安全防护等方面的费用。系统的日常维护需要专业的技术人员定期对系统进行检查、调试,及时解决系统运行过程中出现的问题,确保系统的正常运行。随着业务的发展和技术的进步,系统还需要不断进行升级优化,以提升系统的性能和功能。这就需要投入一定的人力和物力,对系统进行升级改造,包括软件的更新、硬件设备的升级等。安全防护也是系统维护成本的重要组成部分,财务共享服务中心涉及大量的企业财务数据,这些数据的安全至关重要。企业需要投入资金购买安全防护软件、建立安全防护体系,防止数据泄露、黑客攻击等安全事件的发生。

系统建设与维护成本对财务共享服务的支撑作用不言而喻。一个高效、稳定、安全的财务共享服务系统,能够提高财务工作的效率和准确性,实现财务数据的实时共享和分析,为企业的决策提供有力支持。合理控制系统建设与维护成本,在保证系统功能和性能的前提下,降低成本支出,是企业需要关注的重点。比如,在系统建设阶段,通过充分调研企业的业务需求,选择合适的软件和硬件设备,避免过度采购和浪费;在系统维护阶段,建立完善的维护管理制度,提高维护人员的工作效率,降低维护成本。

成本控制难点与挑战

部门协作难题:沟通鸿沟

在企业实施财务共享服务的过程中,部门协作难题犹如一道难以跨越的沟通鸿沟,横亘在成本控制的道路上。不同部门之间由于文化、目标等方面存在差异,往往难以形成高效的协作机制,这对成本控制产生了严重的阻碍。

从文化角度来看,业务部门通常更注重业务的拓展和市场份额的扩大,他们追求的是快速响应市场需求,抓住每一个商业机会。而财务部门则以严谨、规范的财务思维为主导,强调财务风险的控制和财务数据的准确性。这种文化上的差异,使得两个部门在沟通和协作时容易产生误解。例如,业务部门为了尽快拿下一个项目,可能会在预算申请上较为宽松,希望能够获得更多的资源支持,以确保项目的顺利推进。然而,财务部门从成本控制的角度出发,会对预算进行严格的审核和把控,可能会削减一些他们认为不必要的开支。这就容易导致业务部门觉得财务部门不支持他们的工作,而财务部门则认为业务部门缺乏成本意识,双方之间的矛盾由此产生。

目标的不一致也是部门协作的一大障碍。销售部门的目标是完成销售业绩,提高销售额,他们的绩效考核往往与销售指标挂钩。因此,销售部门会想尽办法拓展客户,增加订单量。在这个过程中,可能会忽视一些成本因素,比如为了满足客户的特殊要求,不惜增加额外的成本来提供个性化的服务。而财务共享服务中心的目标是实现成本的有效控制和财务流程的优化,提高企业的整体经济效益。当销售部门的行为导致成本上升时,财务共享服务中心就需要对这些成本进行核算和分析,这可能会与销售部门的目标产生冲突。如果双方不能进行有效的沟通和协调,就会影响到财务共享服务的实施效果,进而增加企业的成本。

这种部门协作难题对成本控制的负面影响是多方面的。在财务共享服务模式下,业务流程的顺畅运行需要各个部门的紧密配合。如果部门之间协作不畅,就会导致业务流程出现延误、中断等问题。比如,在费用报销流程中,业务部门提交的报销单据如果不符合财务部门的要求,就需要反复修改和补充,这不仅会延长报销周期,还会增加人力成本和时间成本。在预算编制过程中,如果业务部门不能与财务部门进行充分的沟通,提供准确的业务数据和预算需求,就会导致预算编制不合理,无法有效地控制成本。部门之间的矛盾和冲突还会影响员工的工作积极性和团队凝聚力,降低企业的整体运营效率,进一步增加企业的运营成本。

数据准确性困扰:决策风险

数据作为财务共享服务的核心要素,其准确性直接关系到财务决策的科学性和成本控制的有效性。然而,在实际操作中,数据准确性却常常受到各种因素的困扰,给企业带来了巨大的决策风险。

在数据输入环节,人为错误是导致数据不准确的主要原因之一。财务人员在录入数据时,可能会因为疲劳、粗心大意、业务不熟悉等因素,出现数据录入错误。比如,将金额数字输错、科目选择错误、日期填写错误等。这些看似微小的错误,却可能在后续的财务处理和分析中被放大,导致财务数据的严重偏差。数据源的质量也会影响数据的准确性。如果原始数据本身存在问题,如数据不完整、数据重复、数据格式不一致等,那么即使财务人员在录入过程中没有出现错误,最终得到的财务数据也可能是不准确的。

数据审核环节同样存在风险。审核人员可能由于专业能力不足、审核标准不明确、审核流程不规范等原因,未能及时发现数据中的错误和问题。有些企业的审核流程过于简单,只是进行形式上的审核,没有对数据的真实性、合理性进行深入的分析和验证。这就使得一些错误的数据得以通过审核,进入到后续的财务处理环节,为财务决策埋下了隐患。

数据的分析和使用也会影响数据的准确性。在进行财务分析时,如果分析方法不当、分析模型不准确,就可能得出错误的分析结论。企业在进行成本分析时,如果没有考虑到各种成本因素之间的相互关系,只是简单地进行数据对比,就可能无法准确地找出成本变动的原因,从而影响成本控制措施的制定和实施。

数据不准确对财务决策和成本控制的负面影响是极其严重的。不准确的财务数据会误导企业的决策方向,导致企业在制定战略规划、投资决策、预算编制等方面出现偏差。企业根据错误的财务数据认为某个项目具有较高的盈利能力,从而加大投资力度,结果可能发现该项目实际上是亏损的,这就会给企业带来巨大的经济损失。在成本控制方面,数据不准确会导致成本控制措施无法有效实施。企业无法准确地掌握成本的实际情况,也就无法针对性地采取成本控制措施,从而导致成本失控,企业的经济效益下降。

技术与人才困境:发展瓶颈

在数字化时代,先进的技术设备和高素质的人才是企业实施财务共享服务的重要支撑。然而,许多企业在这方面却面临着困境,这些困境成为了财务共享服务成本控制的发展瓶颈。

从技术设备方面来看,财务共享服务需要强大的信息技术系统来支持财务数据的集中处理、存储和分析。这就要求企业投入大量的资金来购置先进的服务器、存储设备、网络设备以及专业的财务软件等。对于一些中小企业来说,这些设备和软件的采购成本是一笔巨大的开支,可能会超出企业的承受能力。而且,随着技术的不断发展和更新换代,企业还需要不断地对技术设备进行升级和维护,这又会增加企业的运营成本。一些企业在引入新技术时,由于缺乏充分的调研和规划,导致技术设备与企业的实际业务需求不匹配,无法发挥出应有的作用,这不仅浪费了企业的资金,还影响了财务共享服务的实施效果。

在人才方面,财务共享服务需要既懂财务专业知识,又具备信息技术技能和管理能力的复合型人才。然而,目前这样的高素质人才在市场上是相对短缺的。企业为了吸引和留住这些人才,往往需要提供较高的薪酬待遇和良好的职业发展空间,这就增加了企业的人力成本。而且,即使企业招聘到了这些人才,如果不能为他们提供良好的工作环境和发展机会,也容易导致人才流失。人才的流失不仅会影响财务共享服务的稳定运行,还会增加企业的招聘和培训成本。一些企业内部的财务人员由于缺乏对新技术的了解和掌握,无法适应财务共享服务模式下的工作要求,这也会影响财务共享服务的效率和质量。

技术与人才困境对财务共享服务成本控制的制约是显而易见的。技术设备的不足会导致财务数据处理效率低下、数据安全性无法保障,从而增加企业的运营成本。而人才的短缺和流失则会影响财务共享服务的创新和发展,使企业无法充分发挥财务共享服务的优势,实现成本的有效控制。企业在实施财务共享服务时,必须重视技术与人才问题,采取有效的措施加以解决,以突破成本控制的发展瓶颈。

成本控制策略与方法

精准成本分析:洞察成本真相

精准的成本分析是实现成本控制的基础,它就像是医生给病人看病,只有准确地诊断出病因,才能对症下药。在财务共享服务中,确定成本对象是成本分析的第一步。成本对象可以是具体的财务业务流程,如费用报销、应收账款处理、应付账款处理等;也可以是财务共享服务中心的各个部门或团队,如核算部、资金部、税务部等。以费用报销流程为例,它就是一个明确的成本对象,我们需要对这个流程中涉及的人力成本、系统使用成本、纸张耗材成本等进行分析。

收集和分析成本数据是成本分析的关键环节。在收集成本数据时,要确保数据的准确性和完整性。数据来源可以包括财务系统、人力资源系统、办公自动化系统等。从财务系统中获取各项费用的支出数据,了解在财务业务处理过程中的资金流向;从人力资源系统中获取员工的薪酬、福利等数据,明确人力成本的投入情况;从办公自动化系统中获取办公设备的使用、维护等数据,掌握设备相关的成本信息。通过对这些数据的整合和分析,我们可以深入了解成本的构成和变化趋势。

成本分析为成本控制提供了有力的依据。通过成本分析,我们能够找出成本控制的关键点。如果发现某个业务流程的人力成本过高,就可以进一步分析是因为人员配置不合理,还是业务流程过于繁琐导致效率低下。针对这些问题,我们可以制定相应的成本控制措施,如优化人员配置、简化业务流程等。成本分析还可以帮助我们评估成本控制措施的效果。在实施了某项成本控制措施后,通过对比措施实施前后的成本数据,就可以判断该措施是否达到了预期的成本控制目标。

流程优化:消除低效环节

流程优化是降低成本、提高效率的重要手段,它就像是对企业的 “经络” 进行梳理,打通那些堵塞的环节,让企业的运营更加顺畅。在财务共享服务中,许多传统的财务流程存在着繁琐、重复的环节,这些环节不仅浪费了大量的时间和资源,还容易出现错误。因此,简化和优化财务流程势在必行。

以费用报销流程为例,传统的费用报销流程可能需要员工填写纸质报销单,然后依次找各级领导签字审批,审批通过后再将报销单交给财务部门进行审核和支付。这个过程中,存在着诸多等待时间,而且纸质报销单容易丢失、损坏,也不利于数据的统计和分析。在优化后的流程中,员工可以通过财务共享服务平台在线填写报销单,系统会根据预设的审批规则自动将报销单发送给相应的领导进行审批。领导可以在手机或电脑上随时随地进行审批,大大缩短了审批时间。财务部门收到审批通过的报销单后,系统会自动进行数据校验和审核,审核通过后直接进行支付。这样一来,不仅减少了人工操作,降低了出错的概率,还提高了报销的效率,节省了时间成本和人力成本。

在财务报表编制流程中,也可以通过优化流程来提高效率。传统的报表编制流程可能需要各个部门分别提供数据,然后由财务人员进行汇总、整理和分析,这个过程往往需要耗费大量的时间和精力。通过建立数据共享平台,各个部门可以实时将数据录入平台,财务人员可以直接从平台上获取所需的数据,利用自动化的报表编制工具生成财务报表。这样不仅减少了数据传递的时间和误差,还提高了报表编制的准确性和及时性。

流程优化还可以通过减少不必要的操作和等待时间来降低成本。在采购付款流程中,通过与供应商建立电子数据交换系统,实现采购订单、发票等信息的自动传输和匹配,减少人工核对的工作量和时间。合理安排工作任务和流程顺序,避免出现工作积压和等待的情况,提高工作效率,降低成本。

技术赋能:提升自动化水平

在数字化时代,技术赋能是实现财务共享服务成本控制的重要途径,它就像是给企业装上了 “智慧大脑”,让企业的财务管理更加高效、智能。大数据、人工智能等技术的发展,为财务流程自动化提供了强大的支持。

在财务共享服务中,利用大数据技术可以实现对海量财务数据的快速处理和分析。通过对历史财务数据的挖掘和分析,企业可以发现数据之间的潜在关系和规律,为财务决策提供更加准确的依据。通过分析销售数据和成本数据,找出成本与销售之间的关联,从而优化成本结构,提高利润水平。大数据技术还可以用于风险预警,通过对财务数据的实时监测,及时发现潜在的财务风险,如资金链断裂风险、信用风险等,为企业采取相应的风险防范措施提供支持。

人工智能技术在财务共享服务中的应用也越来越广泛。机器人流程自动化(RPA)技术可以模拟人类的操作,自动完成一些重复性、规律性的财务工作。在账务处理中,RPA 可以自动读取和录入发票信息、生成记账凭证、进行账务核对等,大大提高了账务处理的效率和准确性。人工智能还可以用于财务分析和预测,通过机器学习算法对大量的财务数据进行学习和训练,建立财务预测模型,预测企业的财务状况和发展趋势,为企业的战略规划提供参考。

财务共享服务中心还可以利用云计算技术,实现财务数据的存储和共享。云计算具有成本低、灵活性高、可扩展性强等优点,企业可以根据自身的需求选择合适的云计算服务,减少对硬件设备的投资和维护成本。通过云计算平台,企业的财务人员可以随时随地访问和处理财务数据,实现财务工作的远程协作和高效办公。

技术赋能对成本控制的积极影响是多方面的。它可以提高财务工作的效率,减少人工操作,降低人力成本。通过自动化的财务流程,减少了错误的发生,提高了财务数据的准确性,降低了因数据错误而导致的成本损失。技术的应用还可以帮助企业更好地进行成本分析和管理,优化成本结构,实现成本的有效控制。

人才管理:激发员工效能

人才是企业发展的核心资源,在财务共享服务中,人才管理对于成本控制起着至关重要的作用,它就像是为企业打造了一支精锐之师,让企业在成本控制的战场上更具战斗力。通过培训提升员工技能和效率,是人才管理的重要内容。

在财务共享服务模式下,财务人员需要具备多方面的技能,不仅要熟悉财务专业知识,还要掌握信息技术、数据分析等技能。因此,企业需要为员工提供系统的培训,帮助他们提升自身的能力。可以组织财务专业知识培训,让员工深入了解最新的财务法规、会计准则和税收政策,提高财务处理的准确性和合规性;开展信息技术培训,让员工掌握财务软件、办公自动化软件的操作技巧,提高工作效率;进行数据分析培训,培养员工的数据挖掘和分析能力,使他们能够从财务数据中发现有价值的信息,为企业的决策提供支持。

以某企业的财务共享服务中心为例,该中心定期组织员工参加财务机器人应用培训,让员工了解和掌握 RPA 技术在财务工作中的应用。通过培训,员工能够熟练运用财务机器人完成一些重复性的财务工作,如发票识别、数据录入等,工作效率得到了大幅提升。以前需要 10 个人花费一周时间才能完成的工作,现在只需要 2 个人,利用财务机器人一天就可以完成,大大节省了人力成本。

合理配置人力资源也是人才管理的关键。企业要根据财务共享服务中心的业务需求和工作流程,合理安排员工的岗位和职责。对于一些基础的、重复性的财务工作,可以安排经验相对较少的员工来完成;而对于一些复杂的、需要专业判断的财务工作,如财务分析、风险管控等,则要安排经验丰富、专业能力强的员工负责。这样可以充分发挥员工的优势,提高工作效率,降低人力成本。

建立有效的激励机制也是激发员工效能的重要手段。企业可以通过设立绩效奖金、晋升机会、荣誉表彰等激励措施,鼓励员工积极工作,提高工作质量和效率。对于在成本控制方面表现突出的员工,给予相应的奖励,激发员工参与成本控制的积极性和主动性。通过良好的人才管理,企业可以提高员工的工作效率和质量,降低人力成本,实现财务共享服务的成本控制目标。

成功案例借鉴

美的集团:财务共享下的成本飞跃

美的集团,这家在家电行业熠熠生辉的企业,在财务共享服务模式的探索与实践上堪称典范 。随着集团规模的不断扩张,业务范围覆盖全球各地,拥有 200 多家分公司、60 多个海外分支机构及 12 个战略业务单位,其对高效财务管理和成本控制的需求愈发迫切。在这样的背景下,美的集团毅然踏上了构建财务共享中心的征程。

美的集团采用美云智数的 “美捷报” 财务共享系统,以行政指令为有力手段,从局部试点逐步推广至整体,有条不紊地进行业务流程再造和管理结构重组。2015 年初,美的集团率先在母公司对费用和总账模块在财务共享中心进行试运行,在这个过程中,他们秉持着严谨务实的态度,对出现的问题及时进行优化,确保财务共享系统与企业实际运营紧密贴合。到了 2016 年末,财务共享系统已在整个集团全面实施,并持续优化升级,为美的集团的财务管理带来了质的飞跃。

在成本控制方面,美的集团取得的成效令人瞩目。在传统财务模式下,各地分公司的财务处理工作存在诸多重复繁琐的环节,资源浪费严重。而财务共享系统的集中化和规范化特点,就像一位高效的指挥官,将这些重复的步骤统一整合到财务共享中心进行处理,大大提高了处理效率。以差旅费报销为例,以往员工需要填写纸质报销单,附上各类发票,经过层层审批,整个流程耗时较长。现在,员工只需通过 “美捷报” 系统提交电子单据,系统会自动进行初步审核,并按照预设的审批流程将单据发送给相应的领导审批。领导在手机或电脑上即可完成审批操作,大大缩短了审批时间。财务共享中心对岗位进行了精细细分,根据岗位工作的难易程度与员工的学历和经验进行精准匹配,形成了高效的规模作业模式。互联网技术的飞速发展,促使人工智能逐渐取代人力,财务共享中心许多岗位的专业门槛降低,这不仅减少了人工成本的支出,还最大限度地缩减了经营成本。美的集团实行财务共享技术后,各地分公司和分支机构的财务工作量大幅减少,企业对会计人员的需求量也相应降低。据统计,美的集团在实施财务共享后,财务人员数量减少了约 30%,但财务处理效率却提升了 50% 以上,成本降低了 20% - 30%,真正实现了降本增效的目标。

中国石油:智能共享的降本实践

中国石油,作为国有特大型石油石化企业,业务横跨 80 多个国家和地区,涵盖油气业务、炼油化工与销售、油田技术服务等九大业务板块,其财务管理的复杂性和挑战性不言而喻。为了适应企业的战略发展需求,提升财务管理水平,中国石油积极投身于财务共享服务的建设,致力于打造世界一流的智能型全球财务共享服务体系。

2017 年,中国石油正式启动财务共享服务平台建设,提出了 “大、智、移、云” 前沿技术应用框架,对大数据、人工智能、移动应用和云计算等新技术的应用进行了全面规划。同年 12 月,中国石油财务共享机器人 “小铁人” 诞生,标志着其财务共享进入智能时代。此后,中国石油不断加大智能化技术的应用力度,先后上线 5 款 16 个虚拟智能化 “小铁人” 机器人,这些机器人如同不知疲倦的小助手,在财务工作中发挥着巨大的作用。

在费用报销流程上,中国石油充分展现了智能化财务共享的优势。以往,员工提交报销单后,需要经过基层财务科层层审核,整个流程繁琐且耗时,从提交报销单到员工收到报销款通常需要 1 周以上的时间。现在,员工在手机上提交出差申请,审批通过后系统会自动预订车票和酒店,员工刷身份证即可取票入住,全程无需垫付资金。出差结束返程,飞机落地后点击完成,还没到家,出差补助就已经打到银行卡。这一便捷的流程得益于智能化技术的应用,报销单提交后,系统会自动进行审核,通过智能识别技术对发票等单据进行真伪验证和信息提取,大大提高了审核的准确性和效率。共享后,报销时间缩短至 3 个工作日以内,极大地提升了员工的满意度和工作效率。

在成本控制方面,智能化技术的应用为中国石油带来了显著的效益。“小铁人” 机器人的处理效率达到人工的 10 倍以上,结合业务流程优化、专业化、精益化管理,财务共享业务实际用工效率提升了 43%,集约效应和规模效益显著。通过智能化的财务共享服务,中国石油实现了财务流程的自动化和标准化,减少了人工操作带来的错误和风险,降低了运营成本。在税务申报环节,机器人可以快速准确地处理大量的税务数据,避免了因人为疏忽导致的税务风险和罚款,为企业节省了潜在的成本支出。

未来展望与建议

发展趋势洞察:把握时代脉搏

在数字化浪潮的席卷下,财务共享服务的成本控制正展现出一系列令人瞩目的发展趋势 。

数字化与智能化的深度融合无疑是最为显著的趋势之一。随着大数据、人工智能、机器学习等前沿技术的迅猛发展,财务共享服务将迎来前所未有的变革。在未来,财务流程的自动化程度将进一步提升,大量重复性、规律性的财务工作将由智能机器人高效完成。发票的识别与审核、账务的处理与核算等工作,智能机器人不仅能够快速准确地处理,还能大大降低人为错误的发生概率。通过对海量财务数据的深度挖掘和分析,企业将能够获取更具价值的信息,为决策提供更为精准的支持。利用机器学习算法对历史财务数据进行分析,预测企业的财务状况和市场趋势,帮助企业提前制定应对策略,优化成本结构。

全球化布局也将成为财务共享服务成本控制的重要趋势。随着经济全球化的深入发展,越来越多的企业走向国际市场,开展跨国业务。为了实现全球范围内的资源优化配置和成本控制,企业需要建立全球财务共享服务中心。通过整合全球财务资源,实现财务流程的标准化和集中化处理,企业可以充分利用不同地区的资源优势,降低运营成本。在劳动力成本较低的地区设立财务共享服务中心的分支机构,负责处理一些基础的财务业务,从而降低人力成本。全球财务共享服务中心还能够加强企业对全球财务风险的管控,提高企业的整体竞争力。

企业应对策略:提前布局行动

面对财务共享服务成本控制的发展趋势,企业需要提前布局,采取一系列有效的应对策略。

在战略规划方面,企业应将财务共享服务成本控制纳入企业的整体战略规划中,明确其在企业发展中的重要地位。制定长期的成本控制目标和计划,结合企业的业务特点和发展阶段,确定合理的成本控制策略。根据企业的国际化战略,规划全球财务共享服务中心的布局,确保其能够支持企业的全球业务发展。

技术投入是企业应对成本控制挑战的关键。企业应加大对数字化、智能化技术的研发和应用投入,引入先进的财务软件和系统,提升财务共享服务的自动化和智能化水平。积极探索人工智能、区块链等新技术在财务领域的应用,如利用区块链技术提高财务数据的安全性和可信度,利用人工智能技术实现财务风险的实时预警和智能决策。

人才培养也是不可或缺的一环。企业需要培养和引进既懂财务专业知识,又具备信息技术技能和管理能力的复合型人才。通过内部培训、外部招聘等方式,打造一支高素质的财务共享服务团队。加强对员工的数字化技能培训,提高员工对新技术的应用能力,使其能够适应财务共享服务数字化、智能化的发展需求。建立完善的人才激励机制,吸引和留住优秀人才,为企业的成本控制提供人才保障。

财务共享服务作为企业财务管理的创新模式,在成本控制方面具有巨大的潜力。通过深入剖析成本构成、应对成本控制难点、实施有效的成本控制策略,并借鉴成功企业的经验,企业能够在财务共享服务模式下实现成本的有效控制,提升自身的竞争力。展望未来,随着数字化、智能化技术的不断发展和应用,财务共享服务成本控制将迎来更多的机遇和挑战。企业应积极把握发展趋势,提前布局,采取有效的应对策略,在激烈的市场竞争中立于不败之地。