一、发票管理的重要性
发票，作为企业经济活动的重要原始凭证，不仅仅是一张简单的票据，它在企业财务活动中扮演着举足轻重的角色。对于财务小白来说，深刻理解发票管理的重要性是踏入发票管理领域的第一步。
财务核算基础 发票是记录企业经济业务发生的关键依据。企业每一笔收入、支出，都需要通过发票来进行准确的记录。例如，企业销售商品，开具的销售发票详细记录了销售的商品名称、数量、单价、金额等信息，这些信息是财务人员进行销售收入核算的基础。没有发票，财务核算就如同无源之水，无法真实、准确地反映企业的经营状况。
税务合规关键 在税务方面，发票与企业纳税紧密相关。合规的发票是企业进行税前扣除的必要条件。以企业的成本费用为例，只有取得合法有效的发票，相关费用才能在计算企业所得税时进行扣除。如果企业未能取得合规发票，那么相应的成本费用将无法在税前扣除，这无疑会增加企业的税负。因此，发票管理直接影响着企业的税务合规性，关乎企业的切身利益。
法律风险防控 从法律层面看，发票管理不当可能引发严重的法律风险。虚开发票、伪造发票等行为属于违法行为，一旦被税务机关或相关部门查处，企业将面临巨额罚款，相关责任人甚至可能面临刑事处罚。所以，规范发票管理是企业防控法律风险的重要手段，对于维护企业的正常运营和声誉至关重要。
二、发票的种类及适用范围
发票种类繁多，不同类型的发票适用于不同的经济业务场景。财务小白需要清楚地了解各种发票的特点和适用范围，以便在实际工作中正确选择和使用发票。
增值税专用发票 增值税专用发票是增值税一般纳税人销售货物、提供应税劳务或服务时开具的发票。它具有特殊的功能，不仅是购销双方收付款的凭证，还可以作为购买方抵扣增值税进项税额的合法凭证。例如，A企业为增值税一般纳税人，向同样为一般纳税人的B企业销售一批货物，A企业应向B企业开具增值税专用发票。B企业取得该发票后，经认证相符，可以将发票上注明的增值税额作为进项税额，在计算应纳增值税时予以抵扣。增值税专用发票的开具要求严格，票面信息必须准确无误，包括购买方和销售方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。
增值税普通发票 增值税普通发票适用于增值税一般纳税人和小规模纳税人销售货物、提供应税劳务或服务。与增值税专用发票不同，增值税普通发票通常不能作为购买方抵扣进项税额的凭证（除特殊情况外，如农产品收购发票、通行费电子普通发票等）。它主要用于记录企业的日常经营活动，作为收付款凭证和企业进行财务核算的依据。例如，C企业向个人消费者销售商品，由于个人消费者无法进行进项税额抵扣，C企业应开具增值税普通发票。增值税普通发票的开具相对增值税专用发票来说，要求稍宽松一些，但同样需要确保票面信息的真实性和完整性。
机动车销售统一发票 机动车销售统一发票专门用于销售机动车（不包括销售旧机动车）。当消费者购买新车时，汽车销售企业会开具机动车销售统一发票。该发票是消费者办理车辆购置税申报和机动车注册登记的重要凭证。发票上详细记录了机动车的基本信息，如车辆型号、车架号、发动机号等，以及购车的价格、税额等财务信息。财务人员在处理与机动车采购相关的账务时，需要依据此发票进行核算。
二手车销售统一发票 对于二手车的销售，需开具二手车销售统一发票。二手车销售统一发票由从事二手车交易的市场、二手车经销企业、经纪机构和拍卖企业开具。它是二手车交易的重要凭证，记录了二手车交易的双方信息、车辆信息以及交易价格等内容。财务人员在处理二手车销售或采购业务时，以此发票作为入账依据。
通用机打发票 通用机打发票主要适用于一些特定行业或经营规模较小的纳税人。例如，部分个体工商户、小规模服务企业等。这些纳税人可能由于业务规模较小或行业特点，不适合使用增值税专用发票或增值税普通发票，便可以选择使用通用机打发票。通用机打发票的格式和内容相对较为简单，但同样需要按照规定如实开具。
定额发票 定额发票是经营单位凭借税务登记证去向税务部门购买，并在规定时间内要去交纳税金的发票。它上面注明了固定的金额，一般适用于一些小额、零星的经营业务，如停车场收费、餐饮企业的小额消费等。由于其金额固定，使用较为方便，但财务人员在收取定额发票时，要注意发票的真伪和有效期。
三、发票的开具
发票开具是发票管理的关键环节，财务小白必须熟练掌握发票开具的规范和流程，确保开具的发票真实、合法、有效。
开具前的准备工作
- 税务登记与票种核定 企业在开展经营活动前，首先要进行税务登记。税务登记完成后，需向主管税务机关申请票种核定，确定企业可以使用的发票种类、数量、开票限额等。例如，新成立的D企业，从事服装销售业务，在完成税务登记后，向税务机关申请核定增值税普通发票和增值税专用发票，税务机关根据企业的实际经营情况，核定其每月可领用增值税普通发票50份，增值税专用发票20份，增值税专用发票的单张开票限额为10万元。
- 税控设备的购置与安装 对于使用增值税发票的企业，需要购置税控设备。目前，常用的税控设备有金税盘、税控盘等。企业购置税控设备后，需由专业人员进行安装调试，并与税务机关的系统进行对接。安装完成后，企业可以通过税控设备开具发票。例如，E企业购置了金税盘，由服务商进行安装调试后，财务人员通过金税盘开票软件进行发票的开具操作。
- 发票领用 企业完成票种核定和税控设备安装后，即可前往税务机关或通过电子税务局领用发票。在领用发票时，企业需携带相关证件和资料，如发票领购簿、税控设备等。税务机关会根据企业的票种核定情况，为企业发放相应的发票。例如，F企业通过电子税务局申请领用增值税专用发票，税务机关审核通过后，企业可自行前往办税服务厅领取发票，或者选择邮寄方式将发票送达企业。
开具发票的规范要求
- 票面信息准确完整 发票的票面信息包括购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、金额、税额等。财务人员在开具发票时，必须确保这些信息准确无误。购买方信息要填写全称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等；销售方信息同样要填写齐全。货物或应税劳务、服务名称要按照实际销售情况准确填写，不得虚开或错填。例如，G企业向H企业销售一批办公用品，在开具发票时，应在“货物或应税劳务、服务名称”栏准确填写“办公用品”，并详细列出具体的办公用品名称、规格、数量等。金额和税额要按照规定的税率计算准确填写，同时要确保价税合计金额正确。
- 发票开具时间及时 企业应按照增值税纳税义务发生时间开具发票。一般情况下，销售货物或者应税劳务，为收讫销售款项或者取得索取销售款项凭据的当天；先开具发票的，为开具发票的当天。例如，I企业与J企业签订了一份销售合同，合同约定I企业在收到J企业预付款后10日内发货。I企业在收到预付款后，即产生了增值税纳税义务，应在收款当天或发货当天（根据实际情况）及时开具发票给J企业。如果I企业未及时开具发票，可能会面临税务风险。
- 发票开具内容真实 发票开具的内容必须与实际交易相符，严禁虚开发票。虚开发票是指为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，或者让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，以及介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票的行为。虚开发票不仅会给企业带来严重的法律风险，也会扰乱正常的税收秩序。例如，K企业为了增加成本费用，在没有实际业务发生的情况下，让L企业为其开具了一张虚假的办公用品发票，这种行为就属于虚开发票，一旦被查处，K企业和L企业都将面临严厉的处罚。
特殊情况的发票开具
- 折扣销售的发票开具 企业在销售货物或提供应税劳务、服务时，有时会采取折扣销售的方式。在这种情况下，发票开具需要符合一定的规定。如果销售额和折扣额在同一张发票上分别注明的，可按折扣后的销售额征收增值税；如果将折扣额另开发票，不论其在财务上如何处理，均不得从销售额中减除折扣额。例如，M企业向N企业销售一批商品，原价100万元，给予10%的折扣，即折扣额为10万元。如果M企业在同一张发票上分别注明销售额100万元和折扣额10万元，那么M企业应按照90万元计算缴纳增值税；如果M企业将折扣额另开发票，那么M企业仍需按照100万元计算缴纳增值税。
- 销售退回与折让的发票开具 当企业发生销售退回或销售折让时，需要开具红字发票。一般纳税人开具增值税专用发票后，发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让，需要开具红字专用发票的，按以下方法处理：购买方取得专用发票已用于申报抵扣的，购买方可在增值税发票管理新系统（以下简称“新系统”）中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》（以下简称《信息表》），在填开《信息表》时不填写相对应的蓝字专用发票信息，应暂依《信息表》所列增值税税额从当期进项税额中转出，待取得销售方开具的红字专用发票后，与《信息表》一并作为记账凭证。购买方取得专用发票未用于申报抵扣、但发票联或抵扣联无法退回的，购买方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。销售方开具专用发票尚未交付购买方，以及购买方未用于申报抵扣并将发票联及抵扣联退回的，销售方可在新系统中填开并上传《信息表》。销售方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。例如，O企业向P企业销售一批货物，P企业在验收货物时发现部分货物质量不符合要求，要求退货。O企业同意退货后，需要根据上述规定开具红字发票，冲减原已确认的销售收入和销项税额。
四、发票的取得
企业在日常经营活动中，会取得大量的发票。财务小白在取得发票时，要严格把关，确保取得的发票真实、合法、有效，避免因发票问题给企业带来损失。
审核发票的基本信息
- 发票的真实性 首先要判断发票的真实性。可以通过发票的防伪特征来初步判断，如发票的纸张、油墨、水印等。不同类型的发票有不同的防伪措施，例如增值税专用发票的防伪油墨颜色擦可变、专用异型号码、复合信息防伪等。此外，还可以通过税务机关的官方网站、发票查验平台等渠道进行发票真伪的查询。例如，Q企业取得一张增值税普通发票，财务人员可以登录当地税务机关的发票查验平台，输入发票代码、发票号码、开票日期、金额等信息，系统会反馈该发票的真伪情况。
- 发票的完整性 审核发票的票面信息是否完整，包括购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、金额、税额、发票专用章等。购买方信息应与企业的实际信息一致，销售方信息要清晰可辨。货物或应税劳务、服务名称要准确描述，金额和税额计算要正确，发票专用章要加盖清晰、规范。例如，R企业取得一张发票，发现发票上购买方的纳税人识别号填写错误，或者销售方未加盖发票专用章，这样的发票属于不完整发票，应要求销售方重新开具。
- 发票的合规性 审核发票是否符合相关税收法规和财务制度的规定。例如，发票的开具内容是否与实际业务相符，是否按照规定的税率开具，是否属于可抵扣范围等。对于不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证。例如，S企业取得一张餐饮发票，发现发票上的税率填写错误，或者将不能抵扣的餐饮费用开具成可抵扣的住宿费发票，这样的发票不符合规定，不能用于财务报销和进项税额抵扣。
特殊发票的取得要求
- 农产品收购发票 企业直接向农业生产者收购农产品时，可以自行开具农产品收购发票。农产品收购发票的开具需要满足一定的条件，收购方必须是经工商登记的增值税一般纳税人，且有固定的经营场所、仓储设施或设备，具备收购业务所必需的人员和资金等。在开具发票时，要如实填写收购的农产品名称、数量、单价、金额等信息，同时要留存好相关的收购凭证，如收购合同、农民的身份证明等。例如，T企业是一家食品加工企业，直接向农民收购小麦，T企业在开具农产品收购发票时，要详细记录收购的小麦的产地、数量、价格等信息，并妥善保存与农民签订的收购合同以及农民的身份证复印件等资料。农产品收购发票可以按照规定计算抵扣进项税额，这对于农产品加工企业来说，是一项重要的税收优惠政策。
- 通行费发票 企业在日常经营活动中，会涉及到车辆通行费的支出，取得的通行费发票包括纸质发票和电子发票。自2018年1月1日起，纳税人支付的道路、桥、闸通行费，按照以下规定抵扣进项税额：纳税人支付的道路通行费，按照收费公路通行费增值税电子普通发票上注明的增值税额抵扣进项税额。2018年1月1日至12月31日，纳税人支付的一级、二级公路通行费，如暂未能取得收费公路通行费增值税电子普通发票，可凭取得的通行费发票上注明的收费金额按照相应公式计算可抵扣的进项税额。纳税人支付的桥、闸通行费，暂凭取得的通行费发票上注明的收费金额按照相应公式计算可抵扣的进项税额。例如，U企业的车辆在高速公路上行驶，取得了收费公路通行费增值税电子普通发票，财务人员可以按照发票上注明的增值税额进行进项税额抵扣；如果取得的是桥、闸通行费纸质发票，则需要按照规定的公式计算可抵扣的进项税额。
五、发票的保管
发票的保管是发票管理的重要环节，妥善保管发票有助于企业财务管理和税务检查。财务小白要掌握正确的发票保管方法，确保发票的安全和完整。
发票保管的基本要求
- 建立专门的发票保管制度 企业应建立健全发票保管制度，明确发票保管的责任人和流程。制度应包括发票的领取、开具、使用、存放、盘点等方面的规定。例如，规定由专人负责发票的领取和保管，定期对发票进行盘点，确保发票的数量和号码与登记记录一致。
- 选择合适的保管场所 发票应存放在安全、干燥、通风的场所，避免发票受潮、发霉、损坏或丢失。可以使用专门的发票柜或保险柜存放发票，确保发票的安全。例如，V企业设置了一个专门的发票保管室，配备了发票柜和防潮、防火、防盗等设施，确保发票的妥善保管。
- 分类存放发票 企业应将不同种类、不同批次的发票分类存放，便于查找和管理。可以按照发票的种类，如增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票等进行分类，也可以按照发票的开具时间或领用批次进行分类。例如，W企业将增值税专用发票按照领用月份进行分类存放，每个月的发票放在一个文件夹中，并在文件夹上注明月份和发票号码段，这样在需要查找发票时，能够快速定位。
已开具发票的保管 已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。在保存期间，企业要确保已开具发票的完整性，不得擅自损毁。例如，X企业2020年开具的发票存根联，应保存至2025年，在这5年期间，要妥善保管，以备税务机关检查。如果在保管过程中发现发票存根联有损坏或丢失的情况，应及时查明原因，并向税务机关报告。
空白发票的保管 空白发票是企业重要的经济凭证，必须严格保管。企业应将空白发票存放在专门的保险柜中，由专人负责保管和发放。在发放空白发票时，要进行详细的登记，记录领取人、领取时间、发票种类、发票号码等信息。例如，Y企业的财务人员在发放空白增值税专用发票时，会在发票领用登记簿上详细记录领取人的姓名、部门、领取时间以及发票的号码段，以便跟踪发票的使用情况。同时，要定期对空白发票进行盘点，确保空白发票的数量与登记记录一致。如果发现空白发票丢失，应立即向税务机关报告，并登报声明作废，以避免可能带来的风险。
六、发票的审核
发票审核是保证发票真实性、合法性和有效性的重要手段。财务小白要掌握发票审核的要点，对取得的发票进行严格审核，确保企业财务信息的质量。
形式审核
- 发票格式审核 审核发票的格式是否符合规定。不同类型的发票有不同的格式要求，如增值税专用发票有特定的版式和栏目设置，发票的大小、颜色、字体等都有统一的标准。财务人员要熟悉各种发票的格式，检查发票是否存在格式错误或不规范的情况。例如，审核增值税专用发票时，要注意发票的密码区是否清晰完整，是否有压线、错格等现象；发票的金额、税额栏是否采用了正确的位数和格式等。
- 发票印章审核 审核发票上的印章是否规范。发票应当加盖发票专用章，不得加盖其他印章。发票专用章的样式和规格也有明确的规定，要检查印章是否清晰、完整，印章上的信息是否与销售方的信息一致。例如，审核发票时，发现发票上加盖的是财务专用章或者印章模糊不清，这样的发票不符合规定，应要求销售方重新开具。
内容审核
- 业务真实性审核 审核发票所反映的业务是否真实发生。可以通过与合同、出入库单、运输单据等相关资料进行核对，确保发票内容与实际业务相符。例如，Z企业取得一张购买原材料的发票，财务人员应核对发票上的原材料名称、数量、单价等信息与采购合同、原材料入库单是否一致，如果发现发票内容与实际业务不符，可能存在虚假交易或虚开发票的情况，应进一步核实。
- 金额与税率审核 审核发票上的金额和税率计算是否正确。要根据业务的性质和适用的税收政策，检查发票上的税率是否正确，金额计算是否准确。例如，对于销售货物的业务，应根据货物的种类和纳税人的身份，确定适用的增值税税率，检查发票上的税率是否符合规定。同时，要核对金额、税额和价税合计之间的计算关系是否正确。如果发现税率错误或金额计算有误，应要求销售方重新开具发票。
七、发票管理的常见风险及防范措施
发票管理过程中存在着各种风险，财务小白要了解常见的风险类型，并采取有效的防范措施，降低企业的财务风险。
发票开具风险
- 虚开发票风险 虚开发票是发票管理中最严重的风险之一。如前文所述，虚开发票不仅会给企业带来严重的法律后果，还会影响企业的声誉和正常经营。防范虚开发票风险，企业要建立严格的发票开具审批制度，确保发票开具与实际业务相符。加强对业务部门和财务部门的培训，提高员工对虚开发票危害的认识。同时，加强对交易对手的背景调查，避免与存在虚开发票风险的企业进行交易。例如，企业在与新的客户开展业务前，应通过工商登记信息、税务信用等级等渠道了解客户的经营状况和信用情况，对于信用不良或存在虚开发票嫌疑的客户，要谨慎合作。
- 错开、误开发票风险 由于财务人员的疏忽或对业务不熟悉，可能会出现错开、误开发票的情况，如发票信息填写错误、税率适用错误等。为防范这种风险，企业要加强对财务人员的业务培训，提高其发票开具的准确性。同时，建立发票开具复核制度，在发票开具后，由专人对发票的内容进行复核，确保发票信息准确无误。例如，企业可以设置发票开具的二级审核流程，财务人员开具发票后，由财务主管进行复核，确认无误后再交付给客户。
发票取得风险
- 取得虚假发票风险 企业在取得发票时，可能会收到虚假发票。虚假发票无法作为合法的记账凭证和税前扣除凭证，会给企业带来税务风险和财务损失。防范取得虚假发票风险，企业要加强对发票真伪的查验，通过税务机关的官方渠道进行发票查验。同时，加强对供应商的管理，选择信誉良好、纳税信用等级高的供应商进行合作。例如，企业可以定期对供应商进行评估，对于提供虚假发票的供应商，要及时终止合作，并向税务机关报告。
- 取得不合规发票风险 不合规发票包括发票信息不完整、发票开具内容与实际业务不符、发票印章不规范等情况。为防范取得不合规发票风险，企业要加强对发票的审核，严格按照发票审核的要点对取得的发票进行审核。同时，加强与供应商的沟通，要求供应商按照规定开具发票。如果发现取得的发票不合规，应及时要求供应商重新开具。例如，企业在收到发票后，发现发票上购买方的地址填写错误，应立即联系供应商，要求其重新开具正确的发票。
发票保管风险
- 发票丢失风险 发票丢失会给企业带来诸多不便，如无法进行进项税额抵扣、影响企业的财务核算等。防范发票丢失风险，企业要建立严格的发票保管制度，明确发票保管的责任人和流程。加强对发票保管场所的管理，确保发票存放安全。同时，对已开具的发票和空白发票进行定期盘点，及时发现发票丢失的情况并采取相应的措施。例如，企业可以安装监控设备，对发票保管场所进行24小时监控，一旦发生发票丢失事件，可以通过监控录像查找线索。
- 发票损坏风险 发票由于保管不当，可能会出现受潮、发霉、破损等情况，影响发票的使用和保存。为防范发票损坏风险，企业要选择合适的发票保管场所，做好防潮、防火、防虫等措施。对重要的发票，可以进行数字化扫描备份，以防止发票损坏后无法恢复相关信息。例如，企业将发票存放在带有防潮功能的保险柜中，并定期对发票进行检查，发现有损坏迹象的发票，及时进行处理和备份。
总之，发票管理对于企业的财务管理和税务合规至关重要。财务小白要从发票的开具、取得、保管、审核等各个环节入手，全面掌握发票管理知识，严格遵守相关法律法规和财务制度，有效防范发票管理风险，为企业的健康发展提供有力保障。