一、引言
发票，作为经济活动中的重要商事凭证，贯穿于企业财务工作的各个环节。对于财务会计工作人员而言，深入理解发票知识，熟练掌握报销发票技巧，不仅关乎企业财务管理的规范化，更与企业税务风险的防控紧密相连。
二、发票基础知识
- 发票的定义与作用 发票是指一切单位和个人在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中，所开具和收取的业务凭证，是会计核算的原始依据，也是审计机关、税务机关执法检查的重要依据。它具有证明经济业务发生、明确经济责任等重要作用。
- 发票的种类
- 增值税专用发票：是增值税一般纳税人销售货物或者提供应税劳务开具的发票，是购买方支付增值税额并可按照增值税有关规定据以抵扣增值税进项税额的凭证。只有一般纳税人之间发生应税销售行为时，才可以开具增值税专用发票。
- 增值税普通发票：主要由增值税小规模纳税人使用，增值税一般纳税人在不能开具专用发票的情况下也可使用普通发票。普通发票不能用于抵扣进项税额。
- 机动车销售统一发票：凡从事机动车零售业务的单位和个人，在销售机动车（不包括销售旧机动车）收取款项时，必须开具机动车销售统一发票。
- 通用机打发票：适用于在税控收款机和网上开具的发票，一般为小规模纳税人使用。
三、发票的开具
- 开具发票的基本要求
- 内容真实：发票上填写的购货单位、销售单位、商品或者服务的名称、数量、单价、金额等内容必须与实际交易相符，不得虚开或开具与实际业务不符的发票。
- 项目齐全：发票的各项栏目应填写完整，包括发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等。任何一项填写不完整，都可能导致发票无效。
- 字迹清楚：发票上的文字和数字应清晰可辨，不得压线、错格。如果发票字迹模糊，可能会影响发票的认证和使用。
- 特殊情况下发票的开具
- 折扣销售：如果销售额和折扣额在同一张发票上分别注明的，可按折扣后的销售额征收增值税；如果将折扣额另开发票，不论其在财务上如何处理，均不得从销售额中减除折扣额。
- 销售退回：一般纳税人开具增值税专用发票后，发生销货退回、开票有误等情形但不符合作废条件的，或者因销货部分退回及发生销售折让的，应开具红字专用发票。
四、报销发票的审核
- 审核发票的真实性
- 发票来源核实：通过税务机关的发票查验平台，输入发票代码、发票号码、开票日期、金额等信息，查询发票的真伪。同时，要注意发票的纸张、油墨、印刷等特征，与真发票进行比对。如果发票纸张粗糙、油墨色泽暗淡、印刷质量差，可能是假发票。
- 业务真实性判断：审核发票所反映的经济业务是否真实发生，是否与企业的经营范围相符。比如，企业是从事电子产品销售的，却取得了大量的餐饮发票，这显然不符合业务逻辑，需要进一步核实。
- 审核发票的合法性
- 发票格式合规：检查发票是否按照规定的格式开具，各项栏目填写是否齐全、规范。例如，发票的税率是否正确，税额计算是否准确，发票专用章是否加盖清晰且符合规定。如果发票税率适用错误，可能导致企业多缴或少缴税款。
- 发票内容合法：发票上的业务内容必须符合法律法规的规定，不得开具与国家禁止经营项目相关的发票。比如，为非法的赌博活动开具发票，不仅发票无效，还可能给企业带来严重的法律后果。
- 审核发票的完整性
- 附件齐全：有些发票需要附带相关的附件，如会议费发票需要有会议通知、会议议程、参会人员名单等附件，以证明会议的真实性和费用的合理性。如果缺少必要的附件，该发票可能无法作为报销凭证。
- 手续完备：发票报销需要经过相关人员的签字审批，包括经办人、部门负责人、财务负责人等。只有手续完备的发票，才能进行报销。
五、报销发票的技巧
- 及时索要发票 在经济业务发生后，应及时向销售方索要发票。如果拖延时间过长，可能会出现销售方无法开具发票或者发票开具不规范的情况，给企业报销带来困难。同时，及时索要发票也有助于企业及时进行账务处理，准确反映企业的财务状况。
- 整理发票 在收集到发票后，要对发票进行分类整理。可以按照发票的种类、业务类型、时间等进行分类，便于审核和报销。例如，将差旅费发票、办公用品发票、业务招待费发票等分别归类，这样在填写报销单时更加清晰明了，也便于财务人员审核。
- 关注发票有效期 发票有一定的有效期，不同类型的发票有效期可能不同。一般来说，增值税专用发票的认证期限为自开具之日起360日内，超过认证期限未认证的发票，不得作为进项税额的抵扣凭证。因此，要及时关注发票的有效期，确保在有效期内完成发票的认证和报销。
六、总结
发票知识是财务会计工作的重要组成部分，掌握报销发票技巧对于企业的财务管理至关重要。通过深入学习发票基础知识，严格审核报销发票，运用实用的报销技巧，财务人员能够有效降低企业税务风险，保障企业财务工作的顺利开展。同时，企业也应加强对员工的发票知识培训，提高全体员工对发票重要性的认识，共同营造规范的财务环境。