一、引言
发票，作为企业经济往来的重要商事凭证，不仅是记录经营活动的一种书面证明，更是财务核算的原始依据，以及税务机关执法检查的重要依据。对于财务人员而言，熟练掌握发票知识，是做好财务基础工作的关键一环。从发票的开具、取得，到认证与管理，每一个环节都可能影响企业的财务状况和税务合规性。因此，深入解析发票知识，对于财务人员来说具有极其重要的现实意义。
二、发票的开具
发票开具的主体与范围 发票应由发生应税销售行为的销售方开具。这里的销售方包括各类企业、个体工商户以及其他从事经营活动的单位和个人。应税销售行为涵盖了货物销售、劳务提供、服务销售、无形资产转让以及不动产销售等诸多领域。例如，一家制造企业销售产品，就必须按照规定向购买方开具发票；又如，一家咨询公司为客户提供咨询服务后，也需开具相应的发票。
发票开具的要求
- 真实性：发票内容必须如实反映经济业务的实际情况。这意味着销售方开具发票时，货物或服务的名称、数量、单价、金额等信息都应与实际交易相符。例如，不能将电子产品开具成办公用品，即使购买方要求如此，销售方也应坚守真实性原则。
- 完整性：发票的各项栏目应填写齐全。包括购买方信息（名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等）、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等。任何一项遗漏都可能导致发票无效或引发税务风险。比如，购买方的纳税人识别号填写错误，购买方在进行发票认证时就可能遇到问题。
- 规范性：发票的打印要清晰，不得压线、错格。同时，发票应加盖发票专用章，且盖章位置要正确。如果发票专用章模糊不清或者盖错位置，都可能影响发票的正常使用。
特殊情况下的发票开具
- 红字发票：当发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让时，需要开具红字发票。例如，销售方已开具发票且购买方已认证抵扣，此时发生销货退回，销售方就需开具红字发票。开具红字发票需先取得购买方或销售方填写的《开具红字增值税专用发票信息表》，经税务机关系统校验通过后，方可开具红字发票。
- 代开发票：部分小规模纳税人或其他个人，在发生增值税应税行为，需要开具增值税专用发票时，可向税务机关申请代开。例如，个体工商户承接了一项建筑服务业务，购买方要求开具增值税专用发票，而该个体工商户因自身未具备自行开具专用发票的条件，就可以向税务机关申请代开。
三、发票的取得
取得发票的合法性审查 财务人员在取得发票时，首先要审查发票的合法性。这包括审查发票是否由税务机关统一监制，发票上是否有税务监制章。同时，要查看发票的格式是否符合规定，是否为最新版本的发票。例如，自 2019 年起，增值税电子普通发票版式文件上的发票监制章已进行了调整，新的监制章采用了电子签章，财务人员应熟悉这些变化，避免取得旧版无效发票。
发票内容的审核
- 购买方信息审核：确保发票上购买方的名称、纳税人识别号等信息与本企业信息完全一致。名称应准确无误，纳税人识别号不能有任何错误，否则可能影响企业的费用列支和进项税额抵扣。比如，企业名称中的错别字或者纳税人识别号的一位数字错误，都可能导致发票无法正常使用。
- 货物或服务信息审核：审核发票上货物或应税劳务、服务的名称与实际业务是否相符，规格型号、数量、单价、金额等是否与合同约定一致。如果发票上显示的货物名称为“办公用品”，但实际采购的是电脑，这就属于发票内容与实际业务不符，此类发票不能作为有效的报销凭证。
- 税率与税额审核：核实发票上的税率是否正确。不同的货物、劳务和服务适用不同的税率，财务人员应熟悉相关税收政策，准确判断税率的合理性。例如，销售农产品一般适用 9%的税率，如果发票上开具的税率为 13%，就可能存在问题。税额应根据金额和税率准确计算，如有错误，应及时要求销售方重新开具发票。
发票取得的时间要求 企业应按照规定及时取得发票。对于增值税专用发票，购买方应在规定的认证期限内进行认证。目前，增值税专用发票的认证期限已取消，不再受 360 天的限制，但企业仍应尽快取得并认证发票，以确保及时抵扣进项税额，避免资金占用。对于普通发票，虽然没有明确的认证期限，但也应在经济业务发生后及时取得，以便准确进行财务核算。例如，企业在采购货物后，应在货物验收入库或服务完成后，及时向销售方索取发票，避免因发票取得不及时而影响成本核算和费用报销。
四、发票的认证
增值税专用发票认证的概念与目的 增值税专用发票认证，是指税务机关通过防伪税控系统对专用发票所列数据的识别、确认。其目的在于确认发票的真实性、合法性，以及发票上所注明的进项税额是否可以抵扣。只有经过认证通过的增值税专用发票，企业才能将其注明的进项税额从销项税额中抵扣，从而降低企业的增值税税负。
认证方式
- 网上认证：这是目前最为常用的认证方式。企业通过将增值税专用发票的抵扣联扫描成电子图像文件，然后利用网上认证系统将图像文件上传至税务机关服务器进行识别认证。网上认证操作简便、效率高，企业可以随时进行认证，无需前往税务机关办税服务厅。例如，企业财务人员只需在办公室通过电脑连接扫描仪和网络，即可完成发票认证工作。
- 自助办税终端认证：部分地区的税务机关提供了自助办税终端设备，企业财务人员可携带增值税专用发票抵扣联到办税服务厅的自助办税终端进行认证。在自助办税终端上，按照系统提示将发票放入扫描区域，即可完成认证操作。这种方式适用于不具备网上认证条件或者对网上认证操作不熟悉的企业。
- 税务机关大厅认证：企业也可以直接携带增值税专用发票抵扣联到税务机关办税服务厅，由税务工作人员进行认证。这种方式相对传统，但对于一些复杂问题或者遇到认证故障时，税务机关工作人员可以及时提供帮助和指导。
认证结果及处理
- 认证相符：如果发票通过认证，税务机关会反馈认证相符的结果。企业财务人员可以将认证相符的发票作为进项税额抵扣的依据，在纳税申报时填写相应的进项税额数据。例如，企业当月认证相符的增值税专用发票注明的进项税额为 10 万元，在次月的增值税纳税申报时，就可以将这 10 万元填入进项税额栏次进行抵扣。
- 认证不符：当发票出现纳税人识别号认证不符、专用发票代码、号码认证不符等情况时，认证结果为认证不符。认证不符的发票不能作为进项税额抵扣凭证，企业应及时与销售方联系，查明原因并要求销售方重新开具发票。例如，如果是因为销售方开具发票时填写纳税人识别号错误导致认证不符，销售方应重新开具正确的发票。
- 无法认证：发票代码、号码、密文等信息无法识别或者发票打印不清晰等原因可能导致无法认证。对于无法认证的发票，企业同样应与销售方沟通，要求重新开具。同时，企业自身也应检查发票取得和保管过程中是否存在问题，避免类似情况再次发生。
五、发票的管理
发票的日常保管 企业应建立健全发票保管制度，指定专人负责发票的保管工作。发票应存放于专门的保险柜或文件柜中，确保安全。已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存 5 年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。例如，一家企业在 2020 年开具的发票存根联，应保存至 2025 年，期满后经税务机关查验同意，方可销毁。同时，要注意发票保管环境的防潮、防虫、防火等，避免发票损坏或丢失。
发票的开具与使用记录 企业应详细记录发票的开具与使用情况。包括发票的领购日期、号码、开具日期、购买方信息、销售内容、金额、税额等。通过建立发票使用台账，可以清晰地掌握发票的流向和使用情况，便于财务核算和税务检查。例如，当税务机关进行发票检查时，企业能够迅速提供完整的发票使用记录，证明企业发票使用的合规性。
发票风险防控
- 虚开发票风险：虚开发票是指为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，或者让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，以及介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票的行为。虚开发票不仅会给企业带来严重的税务风险，甚至可能涉及刑事责任。企业应加强对交易对手的背景调查，确保业务的真实性，避免卷入虚开发票的风险。例如，在与新的供应商合作前，对其工商登记信息、经营状况、信誉等进行详细调查，防止与存在虚开发票嫌疑的企业发生业务往来。
- 发票丢失风险：发票丢失可能导致企业无法正常抵扣进项税额或者无法作为成本费用的列支凭证。企业一旦发现发票丢失，应立即按照规定办理挂失手续。对于丢失增值税专用发票，应在发现丢失当日书面报告税务机关，并登报声明作废。同时，应积极寻找发票，若无法找回，可根据相关规定，凭借相应的证明材料进行进项税额抵扣或成本费用列支。例如，丢失已开具的增值税专用发票的发票联和抵扣联，如果丢失前已认证相符的，购买方可凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证；如果丢失前未认证的，购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件进行认证，认证相符的可凭专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证。
六、结语
发票知识贯穿于企业财务工作的始终，从发票的开具到取得、认证和管理，每一个环节都容不得半点马虎。财务人员只有熟练掌握发票知识，严格遵守发票管理的相关规定，才能做好财务基础工作，为企业的健康发展保驾护航。在实际工作中，财务人员还应关注税收政策的变化，及时更新发票知识，确保企业的发票管理工作始终符合最新的税收法规要求。同时，企业管理层也应重视发票管理工作，为财务人员提供必要的支持和资源，共同营造企业良好的财务管理环境。