一、引言

发票，作为企业经济活动的重要商事凭证，不仅是财务收支的法定凭证，更是税务稽查的重要依据。对于财务会计工作人员而言，做好发票管理工作，是确保企业财务规范、税务合规的关键环节。稍有不慎，就可能给企业带来税务风险、财务损失等一系列问题。因此，深入了解并严格执行发票管理的各项注意事项，具有极其重要的现实意义。

二、发票开具的注意事项

1. 确保信息准确无误 在开具发票时，首要任务是保证发票上各项信息的准确性。以增值税专用发票为例，购买方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息必须与对方提供的税务登记信息完全一致。哪怕是一个小小的错别字，都可能导致发票无法认证抵扣，给购买方带来不必要的麻烦。 例如，A公司向B公司销售一批货物，在开具发票时，将B公司纳税人识别号中的一个数字写错。B公司在进行发票认证时，系统提示信息不符，无法认证通过。这不仅耽误了B公司的正常抵扣，A公司还需要重新开具发票，增加了双方的工作量和成本。 对于发票内容，要如实反映经济业务。如果销售的是电脑，就不能写成办公用品。商品或服务的名称、规格型号、数量、单价、金额等都要清晰准确地填写在发票上。同时，税率的选择也至关重要，不同的商品或服务适用不同的税率，财务人员必须熟悉相关税收政策，准确选择税率。比如，销售农产品一般适用9%的税率，而销售一般货物适用13%的税率，如果选错税率，不仅会影响企业的税负，还可能引发税务风险。
2. 发票开具的时间规定 发票应当按照增值税纳税义务的发生时间开具。对于采取直接收款方式销售货物的，不论货物是否发出，均为收到销售款或者取得索取销售款凭据的当天开具发票；采取托收承付和委托银行收款方式销售货物的，为发出货物并办妥托收手续的当天开具发票；采取赊销和分期收款方式销售货物的，为书面合同约定的收款日期的当天，无书面合同的或者书面合同没有约定收款日期的，为货物发出的当天开具发票等。 例如，C公司与D公司签订了一份赊销合同，约定分三期收款，第一期收款日期为合同签订后的一个月。C公司应在约定的第一期收款日期当天开具相应金额的发票给D公司。如果C公司提前或推迟开具发票，都不符合规定，可能面临税务机关的处罚。
3. 发票的开具格式 发票打印要清晰、完整，不能压线、错格。特别是增值税专用发票，密码区必须在规定的区域内，否则可能导致发票无法认证。发票的票面不能有涂改、污损的情况。同时，发票上必须加盖发票专用章，且盖章要清晰、位置准确。有些财务人员在盖章时，印章模糊不清或者没有盖在规定位置，这些都可能影响发票的有效性。 例如，E公司收到一张发票，发票专用章盖得模糊，无法看清印章上的信息。E公司要求对方重新开具发票，因为这样的发票存在被税务机关认定为无效发票的风险。

三、发票取得的注意事项

1. 审核发票的真实性 财务人员在取得发票时，要通过多种方式审核发票的真实性。可以登录当地税务机关的发票查验平台，输入发票代码、号码、开票日期、金额等信息进行查询。对于一些大额发票或者存在疑问的发票，更要谨慎对待。同时，要关注发票的纸张、油墨、印刷质量等细节。真发票的纸张质地较好，油墨清晰，印刷质量较高。如果发票纸张粗糙、油墨模糊，很可能是假发票。 例如，F公司收到一张金额较大的发票，财务人员通过发票查验平台查询，发现系统提示该发票不存在。进一步检查发票的印刷质量，发现纸张粗糙，油墨模糊。经核实，该发票为假发票，F公司及时与对方沟通，要求重新开具真实有效的发票，避免了税务风险。
2. 审核发票的合法性 取得的发票必须符合法律法规的规定。发票的开具方必须是具有合法经营资格的纳税人，发票的内容必须符合相关税收政策。对于一些不符合规定的发票，如没有填开付款方全称的发票、发票内容与实际业务不符的发票、应经而未经税务机关监制的发票等，一律不得作为财务报销凭证。 例如，G公司取得一张发票，付款方名称只填写了简称，未填写全称。根据规定，这样的发票不符合要求，不能作为报销凭证。G公司要求对方重新开具填写全称的发票，以确保发票的合法性。
3. 及时取得发票 企业在发生经济业务后，要及时取得发票。有些业务人员认为发票晚些取得没关系，这种观念是错误的。如果不能及时取得发票，可能会影响企业的成本核算、费用扣除等。特别是在企业所得税汇算清缴时，如果未能取得合法有效的发票，相应的成本费用将不能在税前扣除，从而增加企业的税负。 例如，H公司在年底发生了一笔装修费用，但由于业务人员疏忽，直到次年3月才取得发票。在企业所得税汇算清缴时，由于该发票所属年度为上一年度，根据规定，上一年度的费用如果在汇算清缴前未取得发票，不能在税前扣除。这导致H公司多缴纳了企业所得税，给企业带来了经济损失。

四、发票保管的注意事项

1. 建立专门的发票保管制度 企业应建立健全发票保管制度，明确发票保管的责任人员，设置专门的场所存放发票。发票保管场所要具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保发票的安全。同时，要建立发票使用台账，详细记录发票的领购、开具、作废、结存等情况。 例如，I公司制定了严格的发票保管制度，指定专人负责发票的保管工作，设立了专门的发票存放室，配备了防火、防潮、防虫、防盗等设施。并且建立了详细的发票使用台账，每月对发票的使用情况进行核对，确保发票管理的规范有序。
2. 已开具发票的保管期限 根据规定，已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。在保存期限内，要妥善保管发票存根联和发票登记簿，以备税务机关检查。 例如，J公司在发票保管过程中，严格按照规定保存已开具发票的存根联和发票登记簿。5年期满后，及时向税务机关申请查验销毁，避免了因保管期限问题引发的税务风险。
3. 丢失发票的处理 如果发生发票丢失的情况，要及时采取措施。丢失空白发票的，应当于发现丢失当日书面报告税务机关，并在辖区内地级市报刊上登报声明作废。丢失已开具发票的，要根据不同情况进行处理。如果丢失的是增值税专用发票，购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，经购买方主管税务机关审核同意后，可作为增值税进项税额的抵扣凭证。 例如，K公司不慎丢失了一本空白发票，发现后立即书面报告税务机关，并在当地市级报刊上登报声明作废。同时，积极配合税务机关的调查处理，避免了因发票丢失可能带来的严重后果。

五、发票审核的注意事项

1. 票面审核 在对发票进行审核时，首先要进行票面审核。检查发票的基本信息是否填写完整、准确，包括发票的名称、发票代码和号码、联次及用途、开票日期、购买方信息、销售方信息、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额、发票专用章等。任何一项信息填写不规范或错误，都可能影响发票的有效性。 例如，L公司财务人员在审核发票时，发现发票上销售方的地址填写不完整。这种情况下，财务人员要求销售方重新开具填写完整地址的发票，以确保发票的票面合规。
2. 逻辑审核 除了票面审核，还要进行逻辑审核。审核发票上的经济业务是否符合企业的经营范围，发票金额与实际业务是否相符，发票的开具时间与业务发生时间是否一致等。如果发现发票存在逻辑矛盾，要及时与相关人员核实情况。 例如，M公司是一家从事电子产品销售的企业，财务人员在审核发票时，发现一张发票开具的是餐饮服务，且金额较大。经核实，该发票与企业的经营业务无关，属于不合理的支出，不能在企业报销。
3. 与业务合同核对 对于一些重大的经济业务，要将发票与业务合同进行核对。确保发票上的信息与合同约定一致，包括商品或服务的名称、数量、金额、付款方式等。通过与合同核对，可以进一步验证发票的真实性和合理性。 例如，N公司与供应商签订了一份采购合同，约定采购一批设备，分三次付款。在收到供应商开具的发票时，财务人员将发票与合同进行仔细核对，发现发票上的金额与合同约定的本次付款金额不一致。经与供应商沟通，确认是供应商开票失误，及时进行了纠正，避免了财务风险。

六、结语

发票管理贯穿于企业经济活动的全过程，是财务会计工作的重要组成部分。从发票的开具、取得、保管到审核，每一个环节都不容忽视。财务人员要不断加强对发票管理知识的学习，严格遵守相关法律法规和企业内部的发票管理制度，认真对待发票管理的每一个细节，确保企业发票管理工作的规范、有序，为企业的健康发展提供有力保障。只有这样，才能有效规避发票管理过程中的风险，使企业在合法合规的轨道上稳健运行。