一、发票开具的注意事项
（一）确保信息准确无误
购买方信息 开具发票时，务必准确填写购买方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息。对于企业而言，纳税人识别号是其在税务系统中的唯一标识，一旦填错，可能导致购买方无法正常抵扣进项税额，引发税务风险。例如，若将购买方纳税人识别号中的数字 0 误写成字母 O，购买方在认证发票时，系统将无法识别，从而无法进行进项税抵扣。
销售方信息 销售方同样要准确填写自身的相关信息，包括名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。这些信息不仅是发票完整性的要求，也是购买方核实销售方身份的重要依据。如果销售方信息有误，购买方可能会对发票的真实性产生怀疑，甚至拒绝接受发票。
商品或服务信息 清晰、准确地填写商品或服务的名称、规格型号、单位、数量、单价等信息。商品或服务名称应按照税务部门规定的税收分类编码进行选择和填写，确保与实际业务相符。例如，企业销售的是“铝合金门窗”，就不能错误地填写为“建筑材料”，否则可能导致税收分类错误，影响税款计算和申报。
（二）遵循开具规范
开具时间 应按照增值税纳税义务的发生时间开具发票。一般来说，纳税人发生应税销售行为，为收讫销售款项或者取得索取销售款项凭据的当天；先开具发票的，为开具发票的当天。以直接收款方式销售货物为例，如果已经收到货款，无论货物是否发出，都应在收款当天开具发票。若未按规定时间开具发票，可能会被税务机关认定为延迟纳税，从而产生滞纳金等风险。
开具方式 目前，发票开具主要有税控系统开具和电子发票服务平台开具等方式。无论采用哪种方式，都要确保发票格式符合规定，内容清晰可辨。例如，通过税控系统开具发票时，要注意打印机的设置，避免发票内容打印不完整或字迹模糊。同时，对于电子发票，要确保发票版式文件的生成和交付正常，购买方能够顺利接收和下载。
发票联次 不同类型的发票联次有所不同，如增值税专用发票一般有三联，分别为发票联、抵扣联和记账联；增值税普通发票通常有两联，即发票联和记账联。要按照规定的联次开具发票，不得擅自增加或减少联次。并且，要将相应联次交付给购买方和留存用于企业记账等用途。例如，增值税专用发票的抵扣联应交付给购买方用于进项税抵扣，记账联则由销售方留存作为记账凭证。
发票盖章 发票应当加盖发票专用章。注意不能加盖财务专用章、公章等其他印章。并且，盖章要清晰、完整，避免出现印章模糊不清或重叠的情况。如果发票盖章不符合规定，购买方有权拒收发票。例如，有些企业盖章时用力不均，导致发票专用章部分字迹不清晰，这就不符合发票开具的规范要求。
二、发票取得的注意事项
（一）审核发票真实性
发票来源 要确保发票来源合法合规。从正规的供应商处取得发票，避免接受来路不明的发票。对于新合作的供应商，要仔细核实其经营资质和信誉情况。例如，可以通过国家企业信用信息公示系统查询供应商的注册登记信息、经营范围等，判断其是否具备开具相应发票的资格。如果接受了从非法渠道获取的发票，企业不仅可能面临税务处罚，还可能影响企业的正常经营。
发票防伪 掌握发票的防伪特征，通过防伪手段鉴别发票的真伪。不同类型的发票防伪措施有所不同，如增值税专用发票可以通过发票监制章、防伪油墨、水印等特征进行鉴别。可以借助税务机关提供的发票查验平台，输入发票代码、号码、开票日期等信息，查询发票的真伪。例如，有些假发票的发票监制章颜色和字体与真发票存在差异，通过仔细观察可以发现端倪。
（二）审核发票内容完整性
基本信息 对取得发票的购买方信息、销售方信息进行核对，确保与实际业务相符。检查购买方名称是否为企业全称，纳税人识别号是否正确等。如果发现信息有误，应及时要求销售方重新开具发票。例如，企业名称多字或少字、纳税人识别号位数错误等情况都可能导致发票无法正常使用。
商品或服务信息 核对发票上的商品或服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额等信息是否与实际交易一致。特别要注意发票金额的计算是否正确，价税合计是否与实际支付金额相符。如果发票上的商品或服务信息与实际业务不符，可能存在虚开发票的风险。例如，实际购买的是办公用品，但发票上开具的却是电子产品，这显然不符合业务实际。
（三）审核发票合规性
税收分类编码 检查发票上的税收分类编码是否正确。税收分类编码是税务机关对商品和服务进行分类管理的重要依据，正确的编码有助于准确计算税款和进行税务申报。如果发票税收分类编码错误，可能导致企业多缴或少缴税款。例如，将“软件服务”错误编码为“信息技术服务”，虽然两者性质相近，但适用的税率可能存在差异，从而影响税款计算。
发票备注栏 部分发票的备注栏有特殊要求，需要按照规定填写。如提供建筑服务，发票的备注栏应注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称；销售不动产，应在发票“货物或应税劳务、服务名称”栏填写不动产名称及房屋产权证书号码（无房屋产权证书的可不填写），“单位”栏填写面积单位，备注栏注明不动产的详细地址。如果备注栏未按规定填写，发票可能不被税务机关认可，影响企业的税前扣除等权益。
三、发票保管的注意事项
（一）纸质发票保管
存放环境 纸质发票应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫蛀的地方。避免发票因受潮、发霉、虫蛀等原因损坏，影响其正常使用。可以使用专门的文件柜或文件夹存放发票，按照发票种类、开票时间等进行分类整理，便于查找和管理。例如，将增值税专用发票和普通发票分开存放，按照月份或季度对发票进行装订成册。
存放期限 根据相关规定，已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存 5 年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。在保存期限内，要妥善保管发票，以备税务机关检查等需要。如果未按规定期限保存发票，可能会面临税务机关的行政处罚。例如，有些企业在发票保存期限未满时就擅自销毁发票，一旦税务机关进行检查，无法提供相关发票，将给企业带来不必要的麻烦。
（二）电子发票保管
存储方式 电子发票以电子数据形式存在，企业应采用可靠的存储方式，确保电子发票数据的安全和完整。可以选择使用企业内部的服务器存储，也可以使用云存储服务。无论采用哪种方式，都要定期进行数据备份，防止数据丢失。例如，每周对电子发票数据进行一次本地备份，每月将备份数据存储到异地，以应对可能出现的自然灾害等不可抗力因素导致的数据丢失风险。
版式文件管理 电子发票的版式文件要妥善保存，确保能够正常读取和打印。目前，电子发票版式文件主要有 PDF、OFD 等格式。企业要安装相应的软件，以便能够打开和查看电子发票。同时，要注意电子发票版式文件的真实性和完整性，防止被篡改。例如，可以通过电子签名等技术手段验证电子发票的真实性，确保电子发票在传输和存储过程中未被篡改。
四、发票审核的注意事项
（一）建立完善的审核制度
企业应建立健全发票审核制度，明确审核流程和责任。从发票的取得、开具到保管等各个环节，都要进行严格审核。可以设立专门的发票审核岗位，由专业的财务人员负责发票审核工作。例如，规定收到发票后，先由业务部门核对发票上的商品或服务信息与实际业务是否相符，然后交由财务部门进行全面审核，包括发票真实性、合规性等方面的审核。
（二）关注特殊业务发票
农产品收购发票 对于涉及农产品收购业务的企业，要特别注意农产品收购发票的开具和使用。农产品收购发票是由收购企业自行开具，用于抵扣进项税额的重要凭证。在审核时，要确保收购业务的真实性，核实收购的农产品种类、数量、价格等是否与实际相符。同时，要按照税务机关的规定填写发票，包括收购对象的身份信息等。例如，收购农产品时，要准确记录农户的姓名、身份证号码、地址等信息，防止出现虚开农产品收购发票的情况。
运输发票 运输发票涉及运输费用的进项税抵扣，审核时要关注发票上的运输信息是否准确，如起运地、到达地、运输货物名称、数量等。并且，要注意运输发票的税率是否正确，一般纳税人提供交通运输服务，增值税税率为 9%。如果运输发票上的税率错误，可能导致企业多抵扣或少抵扣进项税额。例如，有些运输企业为了少缴税，故意将税率开具错误，企业在审核运输发票时要仔细甄别。
五、发票风险防范的注意事项
（一）加强内部培训
企业要定期对财务人员和相关业务人员进行发票知识培训，提高他们对发票管理重要性的认识和业务水平。培训内容可以包括发票开具、取得、保管、审核等方面的政策法规和操作规范。例如，邀请税务专家进行讲座，解读最新的发票管理政策；组织财务人员和业务人员进行发票知识考试，以考促学，确保他们掌握发票管理的要点。
（二）建立风险预警机制
企业应建立发票风险预警机制，通过数据分析等手段，及时发现发票管理中的潜在风险。例如，设置发票开具金额、发票取得数量等指标的预警阈值，当指标超出阈值时，系统自动发出预警信号。财务人员可以根据预警信号，及时对发票业务进行核查，防范发票风险的发生。如发现某一时期发票开具金额突然大幅增长，就要进一步核实业务真实性，是否存在虚开发票的可能。
（三）与税务机关保持沟通
企业要与当地税务机关保持良好的沟通，及时了解发票管理的最新政策和要求。积极配合税务机关的检查和指导，对于税务机关提出的问题，要及时整改。通过与税务机关的沟通，企业可以更好地把握发票管理的方向，避免因政策理解偏差而导致的发票风险。例如，税务机关发布了关于发票开具新的规范要求，企业及时了解并按照要求调整发票管理工作，确保企业发票管理符合税务机关的规定。
总之，发票管理是企业财务工作中不可或缺的重要环节，涉及到企业的税务合规、财务管理等多个方面。财务人员要充分认识发票管理的重要性，严格遵守发票管理的各项规定，从发票开具、取得、保管、审核等各个环节入手，加强发票管理，有效防范发票风险，为企业的健康发展提供有力保障。