一、引言
中小微企业在日常经营活动中，发票管理是一项不容忽视的重要工作。发票不仅是企业进行会计核算的原始凭证，也是税务机关进行税收征管的重要依据。对于中小微企业老板而言，了解并掌握发票管理的注意事项，有助于规范企业财务管理，降低税务风险，确保企业的健康稳定发展。
二、发票开具的注意事项
（一）准确填写发票信息
- 购买方信息
- 开具增值税普通发票时，应填写购买方的纳税人识别号或统一社会信用代码。对于企业来说，这是必填项。例如，若企业 A 向企业 B 销售货物并开具发票，企业 B 的纳税人识别号必须准确填写，否则发票可能不符合规定。若购买方为个人，则无需填写纳税人识别号，但需填写购买方姓名等基本信息。
- 购买方的名称应填写全称，不得简写。比如“XX 有限公司”不能写成“XX 公司”，确保发票上购买方信息与实际交易对象一致。
- 销售方信息
- 销售方的信息同样要准确无误，包括名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。这些信息是购买方进行账务处理和税务抵扣的重要依据。以企业 C 为例，其在开具发票时，务必保证自身信息的准确性，若开户行账号发生变更，应及时在发票开具系统中更新，以免给购买方带来不便。
- 商品或服务信息
- 发票上应清晰、准确地填写商品或服务的名称、规格型号、单位、数量、单价和金额等。对于销售多种商品或服务的情况，若无法在发票票面全部列示，应使用增值税发票管理新系统开具《销售货物或者提供应税劳务、服务清单》，并加盖发票专用章。例如，企业 D 销售办公用品，包括笔记本、笔、文件夹等多种商品，应在清单中详细列出每种商品的信息。
（二）选择正确的发票类型
- 增值税专用发票与普通发票的区别
- 增值税专用发票主要用于一般纳税人之间的交易，购买方可以凭借专用发票进行进项税额抵扣。而增值税普通发票主要用于小规模纳税人以及一般纳税人向消费者个人销售货物、提供应税劳务或服务等情况，通常不能用于进项税额抵扣。中小微企业老板需要根据客户的性质和实际需求，正确选择开具发票的类型。例如，企业 E 是一般纳税人，向另一家一般纳税人企业 F 销售货物，应开具增值税专用发票；若企业 E 向个人消费者销售货物，则应开具增值税普通发票。
- 其他特殊发票
- 除了增值税专用发票和普通发票外，还有一些特殊发票，如机动车销售统一发票，用于销售机动车时开具；二手车销售统一发票，用于二手车交易。中小微企业若涉及相关业务，必须准确使用对应的特殊发票。比如企业 G 从事二手车销售业务，就应当开具二手车销售统一发票，而不能使用其他发票代替。
（三）发票开具的时间规定
- 增值税纳税义务发生时间
- 一般情况下，纳税人发生应税销售行为，其增值税纳税义务发生时间为收讫销售款项或者取得索取销售款项凭据的当天；先开具发票的，为开具发票的当天。这就要求中小微企业老板要及时掌握纳税义务发生时间，及时开具发票。例如，企业 H 与客户签订销售合同，合同约定货物发出后 3 天内付款，当企业 H 发出货物时，纳税义务就已发生，即使款项尚未收到，也应在规定时间内开具发票。
- 特殊情况
- 对于采取预收货款方式销售货物的，为货物发出的当天，但生产销售生产工期超过 12 个月的大型机械设备、船舶、飞机等货物，为收到预收款或者书面合同约定的收款日期的当天。企业 I 若从事大型机械设备生产销售，采用预收货款方式，就需要按照上述规定准确把握发票开具时间。
三、发票取得的注意事项
（一）审核发票的真实性
- 发票防伪措施
- 中小微企业取得发票后，首先要通过发票的防伪措施来初步判断其真实性。不同种类的发票有不同的防伪方法，如增值税专用发票有防伪油墨颜色擦可变、专用异型号码、复合信息防伪等防伪措施。企业老板可通过观察发票的防伪特征，如用白纸摩擦发票的“发票监制章”，若监制章的颜色发生变化，则可能是真发票；同时，可查看发票号码的字体、颜色等是否符合规定。
- 发票查验平台
- 最可靠的方法是通过税务机关提供的发票查验平台进行查询。目前，国家税务总局全国增值税发票查验平台可对增值税专用发票、增值税普通发票（折叠票、卷票）、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等进行查验。企业取得发票后，应及时登录该平台，输入发票代码、发票号码、开票日期、开具金额（不含税）等信息进行查验。例如，企业 J 取得一张增值税专用发票，通过查验平台发现该发票显示“查无此票”，则该发票很可能存在问题，需进一步核实。
（二）审核发票的合法性
- 发票开具是否符合规定
- 审核发票的开具内容是否符合相关规定，如前文所述的购买方、销售方信息是否准确，商品或服务信息是否清晰完整等。此外，还要查看发票的开具是否按照规定的税率或征收率开具。例如，企业 K 取得一张提供现代服务的发票，现代服务一般适用 6%的税率，若发票上开具的税率为 3%，则可能存在税率开具错误的问题，这样的发票不符合规定，不能作为合法的入账凭证。
- 发票来源是否合法
- 要确保发票是从合法的渠道取得。不能接受虚开的发票，即没有真实交易而开具的发票，或者开具的发票与实际交易不符的情况。企业老板应加强对交易对方的了解，确保交易的真实性。比如，企业 L 在采购货物时，要与供应商签订正规的合同，核实供应商的经营范围、经营资质等，避免取得虚开发票。
（三）发票备注栏的填写要求
- 建筑服务
- 提供建筑服务，纳税人自行开具或者税务机关代开增值税发票时，应在发票的备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称。例如，企业 M 承接了一项建筑工程，地点在某市 A 区，项目名称为“XX 小区建设工程”，则其开具的发票备注栏应准确注明“某市 A 区 XX 小区建设工程”。若取得的建筑服务发票备注栏未按规定填写，该发票不得作为土地增值税、企业所得税等税前扣除凭证。
- 货物运输服务
- 增值税一般纳税人提供货物运输服务，使用增值税专用发票和增值税普通发票，开具发票时应将起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息等内容填写在发票备注栏中，如内容较多可另附清单。企业 N 从事货物运输业务，在开具发票时，必须按照上述要求填写备注栏，以便接收方准确了解运输业务的详细信息，同时也符合税务规定。
四、发票保管的注意事项
（一）存放与保管
- 存放环境
- 发票应存放于专门的场所，确保存放环境安全、干燥、通风，避免发票因受潮、发霉、虫蛀等原因损坏。可以使用专门的文件柜或保险柜存放发票，对于空白发票，更要加强保管，防止丢失或被盗。例如，企业 O 设立了专门的财务档案室，配备了防潮、防虫的设备，将发票分类存放于文件柜中，确保发票的存放环境适宜。
- 存放期限
- 已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存 5 年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。中小微企业老板要严格按照规定的期限保存发票，不能擅自提前销毁。企业 P 在保存发票存根联和发票登记簿满 5 年后，应向税务机关提出查验申请，经税务机关查验无误后，方可进行销毁处理。
（二）电子发票的保管
- 电子发票的特点
- 随着信息化的发展，电子发票越来越普及。电子发票具有易保存、易传输等优点，但也存在易篡改、易丢失的风险。企业取得电子发票后，要采取有效的措施进行保管。
- 电子发票的保存方法
- 一方面，要建立专门的电子发票存储文件夹，按照发票开具时间、类型等进行分类存储。另一方面，可以使用电子发票管理软件，对电子发票进行数字化管理，实现发票的真伪查验、归档、检索等功能。例如，企业 Q 使用了一款电子发票管理软件，将收到的电子发票上传至该软件，软件自动进行真伪查验，并按照设定的规则进行分类存储，方便企业随时查询和使用。
五、发票风险及应对措施
（一）发票开具错误的风险
- 风险表现
- 发票开具错误可能导致购买方无法正常入账或进行税务抵扣，同时也可能使销售方面临税务处罚。常见的错误包括发票信息填写错误、税率开具错误、发票开具重复等。例如，企业 R 将购买方的纳税人识别号填写错误，购买方在进行进项税额抵扣时会遇到障碍；若企业 R 重复开具发票，可能会导致销售额虚增，增加企业的税负。
- 应对措施
- 企业应加强对开票人员的培训，提高其业务水平，确保发票开具的准确性。同时，建立发票开具的复核制度，在发票开具后，由专人对发票信息进行复核，发现错误及时更正。对于已经开具错误的发票，若符合作废条件，应及时作废重新开具；若不符合作废条件，应按照规定开具红字发票进行冲销。
（二）发票丢失的风险
- 风险表现
- 发票丢失不仅会影响企业的正常财务核算，还可能导致税务风险。对于丢失空白发票，可能会被不法分子利用进行虚开发票等违法活动；对于丢失已开具的发票，可能会影响购买方的入账和税务处理。例如，企业 S 丢失了空白增值税专用发票，若被不法分子获取并用于虚开发票，企业 S 将面临严重的税务风险和法律责任。
- 应对措施
- 企业要加强发票的保管措施，如前文所述，确保发票存放安全。一旦发生发票丢失的情况，应及时按照规定向税务机关报告，并登报声明作废。对于丢失已开具的增值税专用发票，销售方应提供相应的记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《证明单》，购买方凭此作为增值税进项税额的抵扣凭证和记账凭证。
（三）发票虚开的风险
- 风险表现
- 发票虚开是一种严重的违法行为，不仅会导致国家税收流失，也会使企业面临巨大的法律风险。企业若接受虚开的发票用于成本列支、进项税额抵扣等，一旦被税务机关查处，将面临补缴税款、加收滞纳金、罚款等处罚，情节严重的还可能追究刑事责任。例如，企业 T 为了降低税负，接受了与实际交易不符的虚开发票，若被税务机关发现，企业 T 将遭受重大损失。
- 应对措施
- 企业要加强对交易真实性的审核，确保每一笔交易都有真实的业务背景。在选择供应商时，要对其资质、信誉等进行充分调查。同时，要建立健全发票管理制度，加强对发票取得、使用等环节的监控，杜绝虚开发票的行为。
六、结论
发票管理贯穿于中小微企业经营活动的全过程，对于企业的财务管理和税务合规至关重要。中小微企业老板要充分认识到发票管理的重要性，了解并掌握发票开具、取得、保管等各环节的注意事项，加强发票风险防控，确保企业在合法合规的前提下健康稳定发展。只有做好发票管理工作，企业才能更好地规范财务流程，降低税务风险，为企业的长远发展奠定坚实的基础。
——部分文章内容由AI生成——