一、引言
中小微企业在经济发展中占据着重要地位，然而，许多中小微企业由于资源有限、缺乏专业财务人员等原因，在财务记账方面存在诸多不规范之处。合理且准确的财务记账不仅有助于企业清晰了解自身经营状况，还对企业的决策制定、资金管理等方面起着关键作用。本文旨在为中小微企业提供一些必知的财务记账方法，帮助企业走上规范化的财务管理道路。
二、选择合适的记账方式
（一）单式记账法与复式记账法
- 单式记账法 单式记账法是一种较为简单的记账方法，它通常只记录现金的收付以及人欠、欠人的事项。例如，企业收到客户的一笔货款，只在现金账上记录现金的增加，而对于这笔货款对应的销售业务所涉及的其他方面，如库存商品的减少、收入的增加等，并不做全面记录。这种方法虽然操作简便，但不能全面、系统地反映经济业务的全貌，也不便于检查账户记录的正确性和完整性。所以，单式记账法一般适用于经济业务非常简单、单一的小型企业，这些企业业务量少，对财务信息的完整性要求相对不高。
- 复式记账法 复式记账法是对每一项经济业务都以相等的金额在两个或两个以上相互联系的账户中进行登记的记账方法。比如，企业购买一批原材料，一方面要在“原材料”账户中记录原材料的增加，另一方面要在“银行存款”账户（如果是用银行存款支付货款）或“应付账款”账户（如果是赊购）中记录相应的资金减少或负债增加。复式记账法能够全面、系统地反映经济业务的来龙去脉，通过账户之间的对应关系和平衡关系，还可以检查账户记录的正确性。目前，绝大多数中小微企业都应采用复式记账法进行财务记账，以满足企业对财务信息准确、全面的需求。
（二）手工记账与电算化记账
- 手工记账 手工记账是传统的记账方式，需要财务人员使用笔和账本进行记录。它的优点是对硬件设备要求低，成本相对较低，且对于一些业务量较小、经济业务相对简单的企业来说，操作直观、容易理解。例如，一些个体工商户或刚刚起步的微型企业，由于业务量有限，采用手工记账可以快速上手。然而，手工记账也存在诸多缺点，如记账速度慢、容易出现计算错误、数据查询和统计不便等。而且，随着企业业务的不断发展，手工记账难以满足对大量数据处理和分析的需求。
- 电算化记账 电算化记账是利用电子计算机及相关财务软件进行记账。财务软件能够自动完成凭证录入、记账、结账、报表生成等一系列操作，大大提高了记账效率和准确性。例如，企业在录入一笔销售业务的凭证后，软件可以自动更新相关的明细账、总账，并能快速生成各种财务报表。同时，电算化记账便于数据的存储、查询和分析，企业可以通过设置不同的查询条件，快速获取所需的财务信息。对于业务量较大、对财务管理要求较高的中小微企业，电算化记账是更为合适的选择。但采用电算化记账需要企业购置一定的硬件设备（如电脑），并购买合适的财务软件，初期投入相对较大。
三、凭证管理
（一）原始凭证的收集与审核
- 原始凭证的收集 原始凭证是企业经济业务发生的最初证明，如发票、收据、报销单、出入库单等。中小微企业要建立规范的原始凭证收集制度，确保每一项经济业务都有相应的原始凭证。例如，在采购业务中，要收集供应商开具的发票、采购合同、入库单等原始凭证；在销售业务中，要收集销售发票、出库单、销售合同等。原始凭证的收集要及时，避免因时间过长导致凭证丢失或信息不准确。
- 原始凭证的审核
审核原始凭证是保证财务记账准确性的重要环节。审核内容主要包括：
- 真实性审核：审核原始凭证所反映的经济业务是否真实发生，如发票上的购货单位、货物名称、数量、金额等是否与实际业务相符，有无虚假交易的情况。例如，检查发票的开票日期、发票号码是否连续合理，防止出现假发票。
- 合法性审核：审核原始凭证是否符合国家法律法规和财务制度的规定。比如，发票是否为正规税务机关监制的发票，报销的费用是否符合企业规定的开支标准等。对于一些不符合规定的原始凭证，如白条入账等，坚决不予受理。
- 完整性审核：审核原始凭证的各项要素是否填写齐全，如凭证的名称、填制日期、填制单位或填制人姓名、经办人员的签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等。缺少任何一项要素，都可能影响凭证的有效性和记账的准确性。例如，发票上如果没有加盖发票专用章，就是不完整的原始凭证。
（二）记账凭证的编制
- 记账凭证的种类
记账凭证按其反映经济业务的内容不同，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。
- 收款凭证：用于记录企业收到现金或银行存款等货币资金收款业务的记账凭证。例如，企业收到客户支付的货款，应编制收款凭证，借方科目一般为“库存现金”或“银行存款”。
- 付款凭证：用于记录企业支付现金或银行存款等货币资金付款业务的记账凭证。比如，企业支付水电费，应编制付款凭证，贷方科目一般为“库存现金”或“银行存款”。
- 转账凭证：用于记录不涉及现金和银行存款收付的转账业务的记账凭证。例如，企业计提固定资产折旧，不涉及货币资金的收付，应编制转账凭证。
- 记账凭证的编制要求
- 摘要填写要准确：摘要应简要、准确地概括经济业务的内容，以便于日后查询和理解。例如，“支付[供应商名称] [月份]货款”，这样的摘要能够清晰地反映业务事项。
- 会计科目使用要正确：根据经济业务的性质，准确选择对应的会计科目。这需要财务人员对会计科目有深入的理解和掌握。例如，企业购买办公用品，应借记“管理费用 - 办公费”科目，贷记“库存现金”或“银行存款”科目。如果会计科目使用错误，会导致财务信息不准确。
- 金额计算要准确：记账凭证上的金额必须与原始凭证上的金额一致，且计算准确无误。对于涉及多个金额的业务，要注意计算合计金额的准确性。例如，在计算采购货物的总金额时，要考虑数量、单价以及可能的税费等因素。
- 凭证编号要连续：记账凭证应按照业务发生的先后顺序连续编号，以便于查找和核对。如果一笔经济业务需要编制多张记账凭证，可以采用分数编号法。例如，某笔业务需要编制三张记账凭证，凭证编号可依次为“1/3”“2/3”“3/3”。
四、账簿设置
（一）总账
总账是对企业全部经济业务进行总括分类核算的账簿。它能够全面、总括地反映企业的资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等情况。总账一般采用三栏式账页，即借方、贷方和余额三栏。企业在每个会计期间结束时，要根据记账凭证或科目汇总表登记总账。例如，通过登记总账，可以了解“应收账款”科目在一定时期内的借方发生额（表示企业销售货物或提供劳务应收取的款项增加）、贷方发生额（表示企业收回的应收账款）以及期末余额（反映尚未收回的应收账款金额），从而对企业的债权情况有一个总体的把握。
（二）明细账
明细账是对总账的进一步细分，用于详细记录某一类经济业务的增减变动情况。明细账的格式有多种，常见的有三栏式、多栏式和数量金额式。
- 三栏式明细账：适用于只需要进行金额核算的账户，如应收账款、应付账款、实收资本等。它的账页格式与总账类似，设有借方、贷方和余额三栏。例如，在“应收账款 - [客户名称]”明细账中，可以详细记录与该客户之间每一笔业务的往来情况，包括销售货物的日期、金额，以及客户付款的日期、金额等。
- 多栏式明细账：适用于成本、费用、收入等账户的明细核算。例如，“管理费用”明细账可以按照费用项目设置多个栏目，如办公费、差旅费、业务招待费等，这样可以清晰地反映各项费用的发生情况。通过多栏式明细账，企业可以分析各项费用的构成，找出费用控制的重点。
- 数量金额式明细账：适用于既要进行金额核算，又要进行数量核算的账户，如原材料、库存商品等。在这种明细账中，除了设有借方、贷方和余额三栏外，还增设数量和单价栏。例如，在“原材料 - [材料名称]”明细账中，可以记录该种原材料的收入、发出和结存的数量、单价和金额，便于企业对存货进行管理和核算。
（三）日记账
- 现金日记账：专门用于记录企业现金收支业务的日记账。由出纳人员根据审核无误的现金收款凭证和现金付款凭证，按照业务发生的先后顺序逐日逐笔登记。每日终了，应计算当日的现金收入合计数、现金支出合计数和结余数，并将结余数与实际库存现金数进行核对，做到日清月结，保证现金的安全。例如，如果企业当天收到客户现金货款 5000 元，支付办公用品费用 500 元，出纳人员应在现金日记账上分别记录收入和支出，并计算出当日结余数为 4500 元，然后与实际库存现金进行核对。
- 银行存款日记账：用于记录企业银行存款收支业务的日记账。同样由出纳人员根据审核无误的银行存款收款凭证和银行存款付款凭证，按照业务发生的先后顺序逐日逐笔登记。企业应定期将银行存款日记账与银行对账单进行核对，编制银行存款余额调节表，以确保银行存款账实相符。例如，企业在银行存款日记账上记录了一笔支付货款的业务，但银行对账单上可能由于银行清算等原因尚未记录该笔支出，这时就需要通过编制银行存款余额调节表来调整双方的余额，找出差异原因。
五、报表编制
（一）资产负债表
- 资产负债表的作用 资产负债表是反映企业在某一特定日期财务状况的报表，它展示了企业的资产、负债和所有者权益的构成情况。通过资产负债表，企业管理者可以了解企业的资产规模和结构，判断企业的偿债能力和财务风险。例如，如果企业的流动资产占总资产的比例较高，说明企业的流动性较强，短期偿债能力较好；反之，如果固定资产占比较大，企业的长期资产投资较多，可能面临一定的资金压力。同时，投资者和债权人也可以通过资产负债表评估企业的财务状况，做出投资和信贷决策。
- 资产负债表的编制方法 资产负债表的项目分为资产、负债和所有者权益三大类。资产项目一般按照流动性大小排列，流动性强的资产如货币资金、应收账款等排在前面，流动性弱的资产如固定资产、无形资产等排在后面。负债项目按照偿还期限的长短排列，短期负债在前，长期负债在后。所有者权益项目按照实收资本、资本公积、盈余公积和未分配利润等顺序排列。编制资产负债表时，大部分项目可以根据总账科目余额直接填列，如“短期借款”“实收资本”等科目；有些项目需要根据总账科目和明细账科目余额分析计算填列，如“应收账款”项目，需要根据“应收账款”和“预收账款”科目所属各明细科目的期末借方余额合计数，减去“坏账准备”科目中有关应收账款计提的坏账准备期末余额后的金额填列。
（二）利润表
- 利润表的作用 利润表是反映企业在一定会计期间经营成果的报表，它展示了企业的收入、费用、利润等情况。通过利润表，企业管理者可以了解企业的盈利能力，分析利润的来源和构成，评估企业经营策略的有效性。例如，如果企业的主营业务利润占利润总额的比例较高，说明企业的核心业务盈利能力较强；反之，如果其他业务利润或营业外收支对利润总额影响较大，可能需要关注企业经营的稳定性。投资者和债权人也可以通过利润表评估企业的盈利水平和发展潜力。
- 利润表的编制方法 利润表的编制以“收入 - 费用 = 利润”这一会计等式为基础。利润表的项目分为营业收入、营业成本、税金及附加、销售费用、管理费用、财务费用、资产减值损失、公允价值变动收益、投资收益、营业外收入、营业外支出等。营业收入根据“主营业务收入”和“其他业务收入”科目的发生额合计填列，营业成本根据“主营业务成本”和“其他业务成本”科目的发生额合计填列，其他项目也分别根据相应科目的发生额分析填列。例如，企业在某一会计期间内，主营业务收入为 100 万元，主营业务成本为 60 万元，税金及附加为 5 万元，销售费用为 10 万元，管理费用为 15 万元，那么该企业的营业利润 = 100 - 60 - 5 - 10 - 15 = 10 万元。
（三）现金流量表
- 现金流量表的作用 现金流量表是反映企业在一定会计期间现金和现金等价物流入和流出的报表。它能够帮助企业管理者了解企业的现金来源和用途，评估企业的现金创造能力和支付能力。例如，通过分析现金流量表，企业可以知道经营活动产生的现金流量是否充足，如果经营活动现金流量不足，可能需要调整经营策略，加强应收账款的回收或控制成本支出。投资者和债权人也可以通过现金流量表判断企业的财务健康状况，因为现金流量比净利润更能反映企业的实际支付能力。
- 现金流量表的编制方法 现金流量表的编制方法有直接法和间接法两种。直接法是通过现金收入和现金支出的主要类别直接反映来自企业经营活动、投资活动和筹资活动的现金流量。例如，企业销售商品收到的现金、购买商品支付的现金等，都可以直接从相关的会计记录中获取。间接法是以净利润为基础，调整不涉及现金的收入、费用、营业外收支等项目，据此计算出经营活动产生的现金流量。在实际编制中，企业可以根据自身情况选择合适的方法。一般来说，直接法编制的现金流量表更能直观地反映企业现金流量的来源和用途，而间接法便于与净利润进行比较，分析净利润与经营活动现金流量之间的差异。
六、结语
中小微企业掌握正确的财务记账方法对于企业的生存和发展至关重要。从记账方式的选择，到凭证管理、账簿设置以及报表编制，每一个环节都相互关联，共同构成了企业财务管理的基础。企业应根据自身的规模、业务特点和发展阶段，选择合适的记账方法和工具，建立健全财务管理制度，提高财务记账的准确性和规范性，为企业的决策提供可靠的财务信息支持，从而在激烈的市场竞争中稳健发展。
——部分文章内容由AI生成——