一、发票的获取

1. 采购业务获取发票 企业在采购商品或接受服务时，应向供应商索取发票。例如，一家服装制造企业采购布料，供应商需按交易金额开具发票。采购人员要及时将发票传递给财务部门。
2. 销售业务开具发票 当企业对外销售商品或提供服务时，需为客户开具发票。如一家软件公司为客户提供软件服务后，应按合同约定金额和服务内容开具发票。开票人员要确保发票信息准确无误。

二、发票的审核

1. 票面信息审核
   • 基本信息：检查发票的名称、发票代码和号码、联次及用途、购货单位信息（名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号）、销货单位信息等是否准确完整。以一张办公用品采购发票为例，若购货单位名称少字或纳税人识别号错误，都属于不合格发票。
   • 金额及税额：审核发票上的金额大小写是否一致，税额计算是否正确。例如，某商品不含税单价为100元，数量10件，税率13%，则金额应为1000元，税额130元，价税合计1130元。若计算错误，需退回重开。
   • 发票专用章：查看发票是否加盖清晰的发票专用章，盖章位置是否正确。若未盖章或盖成财务专用章等，均不符合规定。
2. 业务真实性审核
   • 合同核对：对比发票内容与相关合同，确保业务真实发生。如企业签订了一份广告服务合同，发票内容应与合同约定的服务内容、金额、服务期限等相符。
   • 物流及出入库记录：对于涉及货物采购或销售的发票，要核对物流单据、出入库记录等。如一家电子产品销售企业，销售发票对应的货物应有相应的出库记录和物流配送信息。

三、发票的入账

1. 增值税专用发票入账
   • 一般纳税人：取得增值税专用发票且符合抵扣条件时，应将进项税额单独核算。例如，企业购进一批原材料，取得增值税专用发票，不含税金额10000元，税额1300元，款项已付。会计分录为： 借：原材料 10000 应交税费 - 应交增值税（进项税额）1300 贷：银行存款 11300
   • 小规模纳税人：小规模纳税人取得发票，无论是否为专用发票，都不能抵扣进项税额，应将价税合计金额计入相关成本或费用。如小规模纳税人购进一批办公用品，取得增值税专用发票，金额500元，税额65元，款项未付。会计分录为： 借：管理费用 - 办公用品 565 贷：应付账款 565
2. 增值税普通发票入账 增值税普通发票主要用于记录成本或费用。例如，企业支付一笔办公室租金，取得普通发票，金额5000元，款项已付。会计分录为： 借：管理费用 - 租金 5000 贷：银行存款 5000

四、发票的归档

1. 归档要求
   • 分类整理：将发票按类别、时间等进行分类。如分为增值税专用发票、普通发票，再按开票月份进一步细分。
   • 装订成册：定期将发票装订成册，附上封面，注明发票种类、所属期间、发票起止号码等信息。一般以一个月为周期进行装订。
   • 保存期限：按照相关规定，发票的保存期限一般为10年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。
2. 电子发票归档 随着电子发票的普及，企业要做好电子发票的归档工作。可以采用电子会计档案管理系统，将电子发票原件进行存储，并建立索引便于查询。同时，要确保电子发票的真实性、完整性和安全性，防止数据丢失或篡改。