引言

在财务工作的大舞台上，凭证装订与保管虽是基础环节，却至关重要。你是否曾遇到过这样的场景：审计人员突然到访，要求快速提供某一时间段的会计凭证，此时若凭证装订混乱、保管无序，那将会手忙脚乱，甚至影响公司业务的正常运转。据不完全统计，在一些小型企业中，由于凭证装订与保管不当，导致财务数据查找困难，影响财务分析和决策的情况屡见不鲜。

接下来，让我们一起深入了解凭证装订与保管的 5 大要点，为财务工作的顺利开展筑牢根基。

凭证装订的要点

1. 凭证整理要细心

首先，要对各类原始凭证进行分类整理。原始凭证来源广泛，有发票、收据、报销单等等。将不同类型的原始凭证按照业务性质进行区分，比如采购业务的发票放在一起，销售业务的发票放在另一处。这就好比整理书架，把不同种类的书籍分类摆放，方便后续查找。

同时，要检查凭证的完整性。确保每一张原始凭证都有对应的记账凭证，并且记账凭证上的信息准确无误。例如，记账凭证上的金额、摘要要与原始凭证一致，凭证编号要连续，不能出现跳号、重号的情况。

2. 装订顺序有讲究

装订凭证时，顺序是关键。一般来说，先装订记账凭证，再附上原始凭证。记账凭证要按照日期先后顺序排列，确保业务的连贯性。原始凭证则要按照与记账凭证的对应关系，整齐地附在记账凭证后面。

对于一些较大的原始凭证，如工程图纸、大额发票等，要进行折叠。折叠时要注意不能影响凭证内容的完整性，并且要折叠得整齐美观，便于装订。这就像折纸艺术，要折得恰到好处。

3. 装订方式需规范

选择合适的装订方式很重要。常见的装订方式有左侧装订和左上角装订。左侧装订适用于凭证较多的情况，这种方式可以使凭证装订得更加牢固；左上角装订则适用于凭证较少的情况，操作相对简便。

在装订过程中，要使用专业的装订设备，如装订机。装订的针距要均匀，一般以 1.5 - 2 厘米为宜。装订线要拉紧，确保凭证不会松散。装订完成后，要在装订处加盖骑缝章，以防止凭证被篡改。

凭证保管的要点

1. 保管环境要适宜

凭证保管需要一个良好的环境。要选择干燥、通风的地方存放凭证，避免凭证受潮发霉。同时，要防止凭证被虫蛀、鼠咬。可以在存放凭证的柜子里放置一些干燥剂和防虫药品，但要注意不要让这些物品接触到凭证。

对于电子凭证，要定期进行备份，并存储在不同的介质上，如硬盘、光盘等。同时，要设置访问权限，确保电子凭证的安全性。

2. 保管期限要牢记

不同类型的凭证有不同的保管期限。一般来说，原始凭证、记账凭证等要保管 30 年，而年度财务报告则要永久保管。财务人员要牢记这些保管期限，在期限内妥善保管凭证。

当保管期限届满时，要按照规定的程序进行销毁。销毁前要编制销毁清册，记录凭证的种类、数量等信息。销毁过程要有专人监督，确保凭证被彻底销毁。

总结

凭证装订与保管是财务工作的重要组成部分。财务新手只有掌握好这 5 大要点，才能将这项基础工作做好。细心的凭证整理、规范的装订方式、适宜的保管环境以及牢记保管期限，每一个环节都不可或缺。

希望每一位财务新手都能重视凭证装订与保管工作，为公司的财务管理贡献自己的力量。在未来的财务工作道路上，打下坚实的基础，稳步前行。