一、发票开具的注意事项
- 准确填写发票信息
发票开具时，各项信息务必准确无误。购货单位的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息，需与对方提供的证照或相关资料严格一致。例如，在为一家企业开具增值税专用发票时，若将对方纳税人识别号中的字母大小写混淆，可能导致对方无法正常认证抵扣，进而引发业务纠纷。对于销售方信息，也要确保填写完整且真实有效，包括销售方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。
- 选择正确的发票种类
根据业务类型和客户需求，选择合适的发票种类。常见的发票有增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等。一般纳税人销售货物、提供应税劳务或服务，购买方索取增值税专用发票的，应开具专用发票；但对于向消费者个人销售货物、提供应税劳务或服务等情形，不得开具增值税专用发票，只能开具增值税普通发票。如一家餐饮企业，其提供餐饮服务属于生活服务业，一般应开具增值税普通发票，若错误开具为增值税专用发票，不仅不符合规定，还可能给企业带来不必要的税务风险。
- 规范发票内容填写
发票的货物或应税劳务、服务名称栏，应按照实际销售情况如实开具，不得虚开或开具与实际业务不符的内容。例如，不能将销售的电子产品笼统开具为“办公用品”。同时，规格型号、单位、数量、单价等栏次也应填写清晰准确。对于有清单的发票，需通过税控系统开具《销售货物或者提供应税劳务、服务清单》，并加盖发票专用章，清单的内容同样要与实际业务相符。
- 正确选择税率和征收率
不同的业务适用不同的税率或征收率，务必准确选择。增值税税率常见的有 13%、9%、6%等，征收率有 3%、5%等。例如，销售一般货物适用 13%税率，销售农产品等适用 9%税率，提供现代服务业服务适用 6%税率。小规模纳税人一般适用 3%征收率（特定业务适用 5%征收率）。若税率或征收率选择错误，可能导致少缴或多缴税款，引发税务风险。比如，一家小规模纳税人提供建筑服务，适用 3%征收率，若误按 6%税率开具发票，不仅会使企业多缴税款，还可能影响客户对企业的信任。
- 发票开具时间
应按照增值税纳税义务发生时间开具发票。对于采取直接收款方式销售货物，不论货物是否发出，均为收到销售款或者取得索取销售款凭据的当天开具发票；采取托收承付和委托银行收款方式销售货物，为发出货物并办妥托收手续的当天；采取赊销和分期收款方式销售货物，为书面合同约定的收款日期的当天，无书面合同的或者书面合同没有约定收款日期的，为货物发出的当天等。准确把握发票开具时间，不仅符合税收法规要求，也有助于企业准确核算收入和成本。
- 发票开具的字迹和印章
发票开具应字迹清楚，不得压线、错格。发票联和抵扣联需加盖发票专用章，不得加盖其他印章。盖章位置要清晰，若印章模糊不清或未盖在规定位置，可能导致发票无效或影响对方认证抵扣。例如，将发票专用章盖在发票金额栏上，遮挡了部分金额，可能使该发票无法正常使用。
二、发票审核的注意事项
- 审核发票的真实性
首先要判断发票的真伪。可以通过全国增值税发票查验平台，输入发票代码、发票号码、开票日期、开具金额（不含税）、验证码等信息进行查验。对于一些非增值税发票，如通用机打发票、定额发票等，可通过当地税务机关的发票查验渠道进行核实。另外，从发票的纸张、印刷质量、防伪标识等方面也可初步判断其真实性。例如，真发票纸张质地较好，防伪标识清晰且符合规定，而假发票可能纸张粗糙，防伪标识模糊或不符合要求。
- 审核发票开具的规范性
与发票开具的要求相对应，审核发票信息是否准确完整。购货单位和销售单位信息是否正确，货物或应税劳务、服务名称是否如实填写，规格型号、单位、数量、单价等栏次是否清晰准确，税率或征收率选择是否正确，发票内容是否压线、错格，发票专用章是否加盖规范等。如发现发票开具不规范，应及时要求对方重新开具。例如，发票上购货单位名称填写简称，未使用全称，这就不符合发票开具规范，需退回重开。
- 审核发票与业务的关联性
发票内容应与实际业务相符，审核业务的真实性。例如，企业报销一笔办公用品费用，应审核发票所附清单与实际采购的办公用品是否一致，是否有相关的采购审批流程、入库记录等。若发票显示购买大量高档办公用品，但企业实际业务并不需要，或者无法提供相关采购依据，可能存在虚开发票的嫌疑。又如，企业支付一笔咨询服务费，要审核咨询服务的内容、服务期限、服务成果等是否与发票及合同约定一致。
- 审核发票的时效性
注意发票的开具时间和报销时间。一般来说，发票应在合理的时间内报销，避免跨期过长。虽然目前并没有明确的法律规定发票的报销期限，但从企业财务管理和税务处理的角度，若发票跨期过长，可能影响企业成本费用的核算，也可能不符合税务机关关于企业所得税税前扣除的相关要求。例如，企业在次年 5 月 31 日企业所得税汇算清缴结束后，取得上一年度的费用发票，在计算企业所得税时，该发票对应的费用可能无法在当年税前扣除。
- 审核发票的完整性
除了发票本身，对于一些需要附件的发票，要审核附件是否齐全。如增值税专用发票的抵扣联，应确保其与发票联一并取得且票面信息一致，不得缺失。对于有清单的发票，要审核清单是否通过税控系统开具并加盖发票专用章。此外，一些业务可能还需要合同、验收报告等作为发票的附件，应一并审核其完整性。例如，企业采购一批设备，除了发票，还应审核设备采购合同、设备验收报告等，以确保业务真实、合规。
三、发票保管的注意事项
- 发票领购后的保管
企业领购发票后，应妥善保管。设置专门的发票存放场所，确保发票存放安全，做到防潮、防火、防虫蛀、防鼠咬等。可以使用保险柜或专门的文件柜存放发票，并由专人负责管理。例如，将发票存放在潮湿的环境中，可能导致发票纸张受损，字迹模糊，影响发票的正常使用。同时，要建立发票领用台账，详细记录发票的领购日期、种类、数量、起止号码等信息，以便于查询和管理。
- 已开具发票的保管
已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存 5 年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。在保存期间，要确保发票存根联和发票登记簿的完整性，不得擅自损毁。已开具的发票要按照发票号码顺序装订成册，便于查阅。对于电子发票，应定期进行备份，防止数据丢失。例如，一家企业因疏忽未对电子发票进行备份，导致存储电子发票数据的硬盘损坏，无法提供相关发票记录，给企业带来不必要的麻烦。
- 空白发票的保管
空白发票具有一定的经济价值，企业要加强对空白发票的管理。严禁将空白发票转借、转让、代开给其他单位或个人。空白发票丢失或被盗，应于发现当日书面报告税务机关，并登报声明作废。例如，若企业空白发票丢失未及时报告，被不法分子利用开具虚假发票，企业可能会面临税务处罚。同时，对于作废的空白发票，要加盖“作废”戳记，并妥善保管，不得随意丢弃。
四、发票作废与红冲的注意事项
- 发票作废的条件和操作
一般纳税人在开具专用发票当月，发生销货退回、开票有误等情形，收到退回的发票联、抵扣联符合作废条件的，按作废处理；开具时发现有误的，可即时作废。作废专用发票须在防伪税控系统中将相应的数据电文按“作废”处理，在纸质专用发票（含未打印的专用发票）各联次上注明“作废”字样，全联次留存。作废条件是指同时具有下列情形：收到退回的发票联、抵扣联时间未超过销售方开票当月；销售方未抄税并且未记账；购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”“专用发票代码、号码认证不符”。例如，企业在开具一张增值税专用发票后，发现购货单位名称填写错误，且当月收到对方退回的发票联和抵扣联，符合上述作废条件，可按规定进行作废处理。
小规模纳税人开具发票有误，或发生销货退回等情形，需作废发票的，应收回原发票并注明“作废”字样后重新开具销售发票。若已开具电子发票，需开具红字电子发票进行冲销。例如，小规模纳税人开具一张普通发票后，客户要求退货，该小规模纳税人应收回原发票作废，重新开具正确的发票或开具红字发票。
- 发票红冲的适用情形和操作
一般纳税人开具增值税专用发票后，发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让，需要开具红字专用发票。具体操作如下：购买方取得专用发票已用于申报抵扣的，购买方可在增值税发票管理新系统中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》，在填开《信息表》时不填写相对应的蓝字专用发票信息，应暂依《信息表》所列增值税税额从当期进项税额中转出，待取得销售方开具的红字专用发票后，与《信息表》一并作为记账凭证；购买方取得专用发票未用于申报抵扣、但发票联或抵扣联无法退回的，购买方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专用发票信息；销售方开具专用发票尚未交付购买方，以及购买方未用于申报抵扣并将发票联及抵扣联退回的，销售方可在新系统中填开并上传《信息表》。销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票，在新系统中以销项负数开具。例如，企业销售一批货物并开具增值税专用发票后，购货方发现部分货物质量有问题，要求退货，因已跨月不符合作废条件，此时应开具红字发票。
对于增值税普通发票，开具红字发票相对简单。发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形，可直接开具红字发票。例如，企业开具一张普通发票后，发现金额填写错误，可直接开具红字发票冲销原发票，再重新开具正确的发票。
五、发票丢失的处理注意事项
- 丢失空白发票的处理
纳税人丢失空白发票，应于发现丢失当日书面报告税务机关，并在辖区内地级市报刊上登报声明作废。同时，填报《发票挂失损毁报告表》，持税控设备到主管税务机关或自行办理电子发票退回或作废手续。例如，企业丢失一本空白增值税专用发票，应立即向税务机关报告，并在规定的报刊上刊登遗失声明，同时按要求办理相关手续，避免因发票丢失带来风险。税务机关会根据情节轻重，对企业进行相应的处罚。
- 丢失已开具增值税专用发票的处理
一般纳税人丢失已开具专用发票的发票联和抵扣联，如果丢失前已认证相符的，购买方可凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》或《丢失货物运输业增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证；如果丢失前未认证的，购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件进行认证，认证相符的可凭专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证。专用发票记账联复印件和《证明单》留存备查。一般纳税人丢失已开具专用发票的抵扣联，如果丢失前已认证相符的，可使用专用发票发票联复印件留存备查；如果丢失前未认证的，可使用专用发票发票联认证，专用发票发票联复印件留存备查。一般纳税人丢失已开具专用发票的发票联，可将专用发票抵扣联作为记账凭证，专用发票抵扣联复印件留存备查。例如，企业丢失已开具的增值税专用发票的抵扣联，且已认证相符，可将发票联复印件留存备查；若丢失前未认证，可使用发票联进行认证，并留存发票联复印件。
- 丢失已开具增值税普通发票的处理
丢失已开具的普通发票发票联，使用发票的单位和个人应于发票丢失当日在市州级以上党政报刊杂志上刊登遗失声明，并向主管税务机关提交已登报声明作废的证明材料。受票方需要用存根联入账作为税前扣除凭证的，必须要取得开票方注明“此件是我单位提供，与原件相符”并加盖公章的存根联复印件，与发票丢失登报声明一并作为原始凭证。例如，企业丢失一张已开具的普通发票发票联，应按规定登报声明作废，并取得开票方相关证明材料，方可作为记账凭证。
总之，发票管理贯穿企业财务工作的始终，财务人员务必严格遵守相关规定，从发票的开具、审核、保管，到发票作废、红冲及丢失处理等各个环节，都要认真对待，确保发票管理工作规范、有序，有效防范税务风险，保障企业的合法权益。